Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

[Гость Гость]

Уважаемые коллеги, как вы знаете Приказом и.о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 были утверждены Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, предлагаю обсудить последствия несоблюдения данного акта для негосударственных организаций. наше мнение - в настоящее время организацию невозможно привлечь к административной ответственности. хотя есть определенные вопросы с реализацией ст. 356 КОАП.

[Гость Asel Sultanova]

Действительно, а должны ли негосударственные предприятия следовать типовым правилам документирования? Где это указано? Что за это будет? У нас небольшая компания на сегодняшний день, не хотелось бы всю эту работу проделывать. Отдельно человека нанимать для архива и документирования. Типовые правила содержат много специфической терминологии. Дорогие форумчане, как процесс документирования и архивирования происходит в ваших компаниях (негосударственных)? Поделитесь опытом, если не трудно.

[Лоскутов Игорь Юрьевич]

Вот такие вопросы в свое время ставились:

Заключение

Казахстанского международного бюро по правам человека и соблюдению законности в отношении дополнений, предлагаемых к внесению в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам документационного обеспечения

(г. Алматы, 8 ноября 2007 года)

Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах» (далее по тексту - Закон) «регулирует общественные отношения в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и государственного управления архивным делом в Республике Казахстан», определяя в качестве субъектов данных общественных отношений «центральный государственный орган управления архивами и документацией» (далее - ЦГО), с одной стороны, и государственные и частные архивы, с другой стороны.

Иными словами Закон регулирует отношения по формированию, хранению и использованию документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, а также государственного управления архивным делом в Республике Казахстан, возникающие между ЦГО и государственными/частными архивами.

При этом под архивным делом понимается не любая деятельность физических и юридических лиц, а лишь деятельность, «связанная с формированием Национального архивного фонда, образованием архивов, архивных фондов и коллекций, организацией их хранения и использования».

Частными архивами признаются учреждения или структурные подразделения негосударственного юридического лица, осуществляющего собирание, хранение, использование документов Национального архивного фонда, а также документов, не вошедших в его состав, ИЛИ архивы физического лица, возникшие в результате его деятельности, собирания (приобретения) документов (пункт 14 статьи 1 Закона).

Гражданское законодательство РК не устанавливает таких понятий, как «государственное юридическое лицо», «негосударственное юридическое лицо», дифференцируя юридических лиц по видам как коммерческие и некоммерческие организации. Различие проводится также по форме собственности: государственная или частная. Тем не менее, в ряде нормативных правовых актов используется термин «государственная организация», имея в виду, очевидно, государственный орган или организацию, учрежденную государством.

С этой точки зрения крайне сложно определить: о каких юридических лицах речь идет в пункте 14 статьи 1 Закона?

Однако если предположить, что под негосударственными юридическим лицами в данном случае понимаются как коммерческие, так и некоммерческие организации, не учреждаемые государством, то, очевидно, что они будут признаваться субъектами общественных отношений, регулируемых вышеуказанным Законом, только в случае сбора, хранения, использования документов Национального архивного фонда, а также документов, не вошедших в его состав.

В то же время не все коммерческие и некоммерческие организации осуществляют сбор, хранение, использование документов Национального архивного фонда, а также документов, не вошедших в его состав, а, следовательно, относятся к субъектам общественных отношений, регулируемых Законом.

То есть не все организации имеют архивы, коллекции или вообще имеют такую цель как собирание (приобретение) документов, точно так же, как и не все физические лица занимаются таким видом деятельности.

В данном случае никакой разницы между юридическими (независимо от вида юридического лица) и физическими лицами нет.

И точно так же, как в случае с физическими лицами, когда не все физические лица являются субъектами правоотношений, регулируемых Законом, а только те из них, кто занимается созданием архивов, собирает (приобретает) документы, не все юридические лица (независимо от формы собственности и вида юридического лица) являются субъектами правоотношений, регулируемых Законом.

Однако предлагаемые в Закон дополнения, в частности подпункт17 к пункту 1 статьи 18 Закона, расширяет полномочия ЦГО, распространяя их на все юридические лица (коммерческие/некоммерческие), не созданные государством, что противоречит норме, определяющей сферу действия Закона (преамбула), поскольку в сферу полномочий ЦГО могут входить лишь государственные и частные архивы.

Кроме того, предлагаемые в Закон дополнения относятся к сфере общего делопроизводства[1], которое должно быть соответствующим образом налажено у любого юридического лица.

В то же время общие вопросы ведения делопроизводства юридических лиц не входят в сферу регулирования данным Законом а, соответственно, дополнения, вносимые в Закон, не могут касаться сферы, нерегулируемой им.

До 2003 г. существовали Основные правила документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан, которые утратили силу в соответствии с постановлением Правительства Республики Казахстан от 26 февраля 2003 года № 204.

В настоящее время действуют Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, утвержденные приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года № 33.

Данные правила распространяются только на государственные организации, что совершенно логично, поскольку государственные организации обладают соответствующим штатом, площадями и возможностями сбора и хранения всей документации в отличие от коммерческих и некоммерческих организаций, не учрежденных государством.

Однако подпункт 18, предлагаемый к внесению в качестве дополнения к пункту 1 статьи 18 Закона, наделяет ЦГО полномочием утверждать перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций с указанием сроков хранения.

Во-первых, неясно, о каких типовых документах идет речь в предлагаемом дополнении. По логике, вытекающей из сферы действия Закона, в который вносится настоящее дополнение, речь должна идти о типовых документах, подлежащих обязательной передаче в Национальный архивный фонд либо иные архивы. В противном случае данное дополнение никакого отношения не имеет к Закону, относясь, как выше указано, к вопросам общего делопроизводства.

Во-вторых, документация, о которой говорится в подпункте 17, может быть как бухгалтерской, так и технической, проектной, конструкторской, технологической, товарной и другой.

В действующем казахстанском законодательстве уже действуют нормы, устанавливающие требования, предъявляемые к документам в зависимости от вида документации, а также устанавливающие сроки их хранения. Так, например, статья 72 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» устанавливает срок хранения налоговой отчетности, а статья 77 Закона Республики Казахстан от 18 декабря 2000 года № 126-II «О страховой деятельности» устанавливает порядок и сроки хранения документов, связанных с деятельностью профессиональных участников страхового рынка и т.д.

В случае отсутствия норм, регулирующих сроки хранения документов той или иной сферы, более разумным и логичным представляется внесение изменений и/или дополнений в законодательство, регулирующее данную сферу.

Таким образом, по мнению Казахстанского международного бюро по правам человека и соблюдению законности, дополнения, предлагаемые в Закон, не относятся к сфере, регулируемой Законом, включая как субъектов, на которых Закон распространяется, так и видов деятельности, регулируемых им.

В этой связи, дополнение, касающееся расширения полномочий ЦГО по проведению проверок всех коммерческих и некоммерческих организаций, представляется неправомерным и необоснованным с точки зрения норм действующего законодательства Республики Казахстан.

--------------------------------------------------------------------------------

[1]Делопроизводство - ведение документации организации (предприятия/ фирмы), прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов. Экономика и право (энциклопедический словарь) Российской Федерации.

[Лоскутов Игорь Юрьевич]

Насчет того, на кого распространяется с учетом доводов, приведенных выше, ключевой фрагмент, имхо:

4. Организации применяют данные Типовые правила или на их основе разрабатывают и утверждают по согласованию:

1) с Комитетом информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан (далее - уполномоченный орган) - ведомственные (отраслевые) правила документирования и управления документацией;

2) с местными исполнительными органами в области архивного дела и документации областей (городов республиканского значения, столицы), Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан - правила документирования и управления документацией в государственных организациях, а также в организациях, контрольный пакет акций которых принадлежит государству.

[Гость Гость]

Спасибо, Игорь Юрьевич.

Вывод мой- коммерческие юр.лица занимаются собиранием, хранением тех документов, которые требуются в соответствие с законодательством. Все остальное зависит от пожелания юр.лица. Однако, Типовые правила, указанные топикстартером от 25 сентября 2009 года, а Бюро по правам человека ссылается на старые правила. Можно ли в этом случае по аналогии понимать?

[Гость Гость]

Насчет того, на кого распространяется с учетом доводов, приведенных выше, ключевой фрагмент, имхо:

однако, сложность возникает с положением о том, что организации применяют данные типовые правила.

[SAG123]

У нас есть лицензия и приложение к лицензии. Приложение в трех листах, не прошито, не пронумерованно. Заверенно только печатью "Для лицензий" на каждом листе, двумя росписями специалистов и гербовой печатью на последнем листе. ни один нотариус заверять копию не берется, мотивируя тем, что документ не прошит. Звонила в Астану, они говорят, что не прошивю.т, заверяют так, как есть на данный момент. Могу ли я обратиться к ним с письмом, чтобы прошили документ? Или что еще можно сделать, подскажите пожалуйста.