Сроки хранения документов в компании

[Гость опытный юрист]

Подскажите в каком нормативном акте указаны сроки хранения документации в компании. Документация любая (договора, акты работ, бухг. документация и т.д.).

[Андрэ]

По всей видимости, вы не только опытный, но еще и упрямый юрист. Вас же просили поконкретней определиться с перечнем. Договора и акты могут быть разные.

Касающееся объектов налогообложения нужно хранить по нормам НК:

Статья 66. Составление и хранение учетной документации

…

2. Учетная документация … и хранится до истечения срока исковой давности, установленного настоящим Кодексом для каждого вида налога или другого обязательного платежа, к которому относится такая документация, начиная с налогового периода, следующего за периодом, в котором составлена учетная документация, за исключением случаев, предусмотренных в пунктах 3 и 4 настоящей статьи.

3. Учетная документация налогоплательщиков, осуществляющих деятельность в соответствии с контрактом на недропользование, хранится до истечения срока исковой давности, установленного настоящим Кодексом для налогового периода, следующего за периодом, когда завершено действие контракта.

4. Учетная документация, подтверждающая стоимость фиксированных активов, в том числе переданных (полученных) по финансовому лизингу, хранится до истечения срока исковой давности, установленного настоящим Кодексом для последнего налогового периода, в котором исчисляются амортизационные отчисления по такому активу. Учетная документация, подтверждающая стоимость фиксированных активов, не подлежащих амортизации в целях налогообложения, хранится до истечения срока исковой давности, установленного настоящим Кодексом для налогового периода, в котором реализованы такие активы.

…

Статья 38. Сроки исковой давности по налоговому обязательству

1. Орган налоговой службы вправе начислить или пересмотреть начисленную сумму налогов и других обязательных платежей в бюджет в течение пяти лет после окончания налогового периода, за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей.

1-1. По налогоплательщикам, осуществляющим деятельность в соответствии с контрактом на недропользование, орган налоговой службы вправе начислить или пересмотреть начисленную сумму налога на сверхприбыль, а также налогов и других обязательных платежей в бюджет, в методике расчета которых используется один из следующих показателей: внутренняя норма рентабельности (ВНР) или внутренняя норма прибыли или R-фактор (показатель доходности), в течение пяти лет после завершения срока действия контракта на недропользование.

1-2. В случае представления налогоплательщиком дополнительной налоговой отчетности за период, по которому срок исковой давности, установленный пунктом 1 настоящей статьи, истекает менее чем через один календарный год, указанный срок исковой давности продлевается в части начисления и (или) пересмотра начисленной суммы налогов и других обязательных платежей в бюджет на один календарный год.

…

Договора и акты, касающееся приобретения АО прав собственности на имущество с внесением последних изменений в з-н об АО, как уже писали  коллеги – стока скоко это АО существует. А вот, сколько хранить «т.д.» – не знаю.  Может 75 лет (Приказ Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия РК от 19 декабря 2000 г. N 81), а может можно после закрытия баланса со спокойной совестью выкинуть.

[POLIN]

При осуществлении делопроизводства на предприятии пользуются таким понятиям, как ЭТАП ДОКУМЕНТООБОРОТА.

Он представляет собой:

1. Составление документа на предприятии или получения его со стороны.

2. Проверку документа: по форме, арифметически, по существу.

3. Обработка документов: запись проводок, включение документа в регистры.

4. Сдача в архив.

Как правило, документы подразделяются на:

1) организационно-правовые (уставы, положения, регламенты, инструкции, штатные расписания и другие);

2) распорядительные (постановления, приказы, распоряжения, решения и другие);

3) справочно-информационные (акты, договоры, докладные и объяснительные записки, заключения, отзывы, перечни, письма, сводки, соглашения, списки, справки и другие);

4) планово-отчетные (годовые, квартальные, месячные, индивидуальные, другие планы и отчеты);

5) подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение.

Организация в соответствии со спецификой работы издает и иные виды документов.

Как уже писалось выше, достаточно хранить документы в течении срока исковой давности, установленной НК РК. Это в вопросах финансово-экономической работы предприятия.

Отдельным вопросом является документация, подтверждающая трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на пенсионное обеспечение, и сведения об установлении фактов и расследовании несчастных случаев, произошедших с работником в связи с исполнением им своих служебных обязанностей.

Такого рода документы по истечении срока исковой давности в соответствии с НК РК готовятся к сдаче в органы Государственного архива в соответствии с правилами, определенными этими организациями, где и хранятся в течение времени, определенном как: возраст работника + 75 лет.

В случае ликвидации предприятия в органы госархива будут так же сданы в обязательном порядке: организационно-правовые документы предприятия и текущие документы, срок исковой давности по которым еще не окончился. Их дальнейшей ликвидацией будут заниматься работники архива. Руководящими документами при организации графика документооборота и архивного дела являются:

Постановление Правительства Республики Казахстан от 3 марта 2001 года N 326 «Об утверждении Правил расследования и учета несчастных случаев и иных повреждений здоровья работников, связанных с трудовой деятельностью»;

Приказ Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003 года N 93 «Об утверждении Основных правил работы ведомственных архивов»;

Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года N 326-1 «О Национальном архивном фонде и архивах»;

Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 года N 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»;

Постановление Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 года N 1538 «Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан»;

Постановление Правительства Республики Казахстан от 28 мая 2002 года N 578 «Об утверждении Положения о Государственном страховом фонде копий документов»;

Закон Республики Казахстан от 26 декабря 1995 года № 2732 «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»;

Кодекс Республики Казахстан "О налогах и других обязательных платежах в бюджет" от 12 июня 2001 года № 209-II (Налоговый кодекс)