Реестр договоров

[Гость Витязь]

Возник спор с бухгалтером по поводу, что АО обязано вести реестр договоров.

Я думаю, что это не обязательно. Никаких НПА, касательно обязанности АО ведения реестров договоров я не нашел, кроме составления реестра договоров государственными органами. Конечно было бы удобней вести реестр договоров, но мне думается нет такой обязанности вести реестр договоров.

Хотелось бы узнать точку зрения участников форума.

[Гость Юрист+]

Возник спор с бухгалтером по поводу, что АО обязано вести реестр договоров.

Я думаю, что это не обязательно. Никаких НПА, касательно обязанности  АО ведения реестров договоров я не нашел, кроме составления реестра договоров государственными органами. Конечно было бы удобней вести реестр договоров, но мне думается нет такой обязанности вести реестр договоров.

Хотелось бы узнать точку зрения участников форума.

←

я по своей инициативе завела журнал регистрации договоров (реестр), но быват так, что бухи сами договоры печатают и подписывают (они ведь на редкость умны) и не регистрируют их у меня.

А вообще ведение журналов, реестров, я считаю, что это для удобства, та компания, у которой оч много договоров, соглашений, то конечно лучше всего вести их систематизацию по датам подписания или по предметам договоров.

[Master Fess]

я по своей инициативе завела журнал регистрации договоров (реестр), но быват так, что бухи сами договоры печатают и подписывают (они ведь на редкость умны) и не регистрируют их у меня.

А вообще ведение журналов, реестров, я считаю, что это для удобства, та компания, у которой оч много договоров, соглашений, то конечно лучше всего вести их систематизацию по датам подписания или по предметам договоров.

←

АО НЕ ОБЯЗАНО вести реестр договоров.

Если бухгалтер такая умная, то пусть покажет на пункт законодательства.

Я, например, веду Журнал Учета (Регистрации) Договоров, где все договоры регистрируются после подписания подписания первым руководителем. Таким образом их по номеру или дате можно оперативно находить для всех заинтересованных лиц.

Журнал у нас есть просто для удобства, иметь его мы не обязаны.

Хоп,

Фесс

[Гость Салтанат]

Мне тоже придется завести это журнала геристрации договоров, но фактичекми догворы. кторые на подписи - это одно дело, а есть еще и те, кторые приходят от партнера, а потом уже подписываются, т.е. уходят в проекте, а приходят как реальный договор. Вообще-то это работа отдала кадров, но часто данные дела вешают на юриста. Все идет в комплексе - юрист и отдел кадров. :druzja:

[Гость Сакура]

Мне тоже придется завести это журнала геристрации договоров, но фактичекми догворы. кторые на подписи - это одно дело, а есть еще и те, кторые приходят от партнера, а потом уже подписываются, т.е. уходят в проекте, а приходят как реальный договор. Вообще-то это работа отдала кадров, но часто данные дела вешают на юриста. Все идет в комплексе - юрист и отдел кадров. 

←

Офйфтопик:

Помилуйте так дело разве в регистрации договоров?

Вообще зачастую ситуация выглядит следующим образом: все мыслимые и немыслимые дырки, все почему-то пытаются заткнуть именно тобой:

1. Отдел кадров;

2. Делопроизводство - хранение, учет, регистрация договоров. Незнаю кого-как, но лично меня до бешенства доводит поиск какого-либо договора заключенного ээннное количество лет назад;

3. Грамотный секретарь (письмо ну совершенно не относящееся к твоему роду дейтельности);

4. Личный юрист (про дядь и теть, у которых какие-то проблемы с заливом квартиры и прочая шелуха), иногда товарищи в каких-либо оргнах спрашивают а Вы собственно кто, кем приходитеся?

5. Все дела аффилированных компаний, (а их даже не одна и не две) в т.ч. их проблемы и иски;

6. В качестве шута, массовика затейника, организация массовых развлекающих мероприятий;

7. Тоже очень ответственное занятие -отчет все перечисленным должностным лицам - участникам, генеральным директорам, просто директорам, многим их женам,если они активны в политплане - подвизаются на том же поприще, что и супруг, ну в качестве допустим пресс секретаря, финансовым диктаторам, бухгалтерам, и всем прочим родственникам, близким и дальним.

И вообще много чего еще лишнего и ненужного, хотя наверное без оного жизнь была бы тусклой и бецветной.

[Master Fess]

Сакура, Вы еще забыли что юрист должен быть специалистом абсолютно во всем, начиная налогами, ГП, договорами, ценными бумагами, заканчивая законами Бельгии и и знать наизусть имена и должности ВСЕХ государственных чиновников (он же юрист!)

А все НПА он знает наизусть! Документы и базу ему смотреть не надо, он их и так знает дословно. :druzja:

[Гость Гость_Financier_*]

Уважаемые Дамы и Господа,

Как я понимаю что среди Вас одни юристы. Может я и ошибаюсь. С точки зрения организации (предприятия), для облегчения контроля за затратами, необходимо вести реестр договоров.

Очень зачастую что не только бухгалтера бывают умными и подписывают самостоятельно договора, но и также другие умники стараются все сделать сами. Я считаю что это неправильно.

Про ведение реестра, я думаю что это можно сделать в Майкрософт Аксесс, и все заинтересованные лица (если уполномочены) могут в данном реестре находить не только порядковый номер, но и также сумму договора.

Моя база данных по договорам связана с управленческой программой с помощью которой можно отслеживать информацию, например исполнение договора.

С уважением

[Гость Гость]

Забыл добавить ведение реестра в принципе выгодно для всех физических и юридических лиц.

С уважением

[Андрэ]

АО НЕ ОБЯЗАНО вести реестр договоров.

Если бухгалтер такая умная, то пусть покажет на пункт законодательства.

Я, например, веду Журнал Учета (Регистрации) Договоров, …

… бухи сами договоры печатают и подписывают (они ведь на редкость умны) и не регистрируют их у меня.

В первую очередь, абсолютно, согласен с Als Fess и Юрист+, что все бухгалтера дураки и требования выдумывают исключительно, чтобы показать собственную значимость в глазах окружающих.

Во-вторых, для юристов гораздо удобнее искать оригиналы договоров, гарантийных писем, когда они находятся в столах исполнителей, особенно когда сотрудники увольняются, а на их место приходят другие с круглыми глазами.

В этих случаях нужно просто юридически грамотно составить запрос в бухгалтерию, типа: «В связи с рассмотрением дела по иску ХХХ завтра, прошу срочно сегодня представить оригиналы следующих документов по перечню…», и только пусть попробуют не найти!

А если серьезно, дело не в том составлять или не составлять перечень (реестр) договоров, какую программу для отго применять. Главное, что бы была система хранения первичных документов, позволяющая без проблем в нужный момент брать оригиналы, работать с ними и сдавать обратно. По документам подкрепляющим договора (накладные, доверенности, акты ВР) место хранения это только бухгалтерия. Договора, в принципе, могут храниться там же, если предприятие небольшое.

[Гость Katrin]

Офйфтопик:

Помилуйте так дело разве в регистрации договоров?

Вообще зачастую ситуация выглядит следующим образом: все мыслимые и немыслимые дырки, все почему-то пытаются заткнуть именно тобой:

1. Отдел кадров;

2. Делопроизводство - хранение, учет, регистрация договоров. Незнаю кого-как, но лично меня до бешенства доводит поиск какого-либо договора заключенного ээннное количество лет  назад;

3. Грамотный секретарь (письмо ну совершенно не относящееся к твоему роду дейтельности);

4. Личный юрист (про дядь и теть, у которых какие-то проблемы с заливом квартиры и прочая шелуха), иногда товарищи в каких-либо оргнах спрашивают а Вы собственно кто, кем приходитеся?

5. Все дела аффилированных компаний, (а их даже не одна и не две) в т.ч. их проблемы и иски;

6. В качестве шута, массовика затейника, организация массовых развлекающих мероприятий;

7. Тоже очень ответственное занятие -отчет все перечисленным должностным лицам - участникам, генеральным директорам, просто директорам, многим их женам,если они активны в политплане - подвизаются на том же поприще, что и супруг, ну в качестве допустим пресс секретаря, финансовым диктаторам, бухгалтерам, и всем прочим родственникам, близким и дальним.   

И вообще много чего еще лишнего и ненужного, хотя наверное без оного жизнь была бы тусклой и бецветной.

←

Ко всему выше сказанному меня еще используют как технического специалиста по составлению документов например технических спецификаций (к тендеру, чисто техническая бумага) Беру Госты и начинаю искать, что -то по теме... Или подготовка эксплуатационной документации к техническим прибором о создании которых не имею ни какого представления. Каждый раз бешусь и говорю, я конечно сделаю, но потом не обижайтесь. И честно говоря думала, что это только меня имеют во всех оношениях. приятно узанать, что многие делают тоже самое.

[Гость Гость_Financier_*]

Уважаемые Андрэ и Катрин,

Ведь для того чтобы найти где находится договор, для этого и нужен реестр, который точно бы указаль где находится договор, какие письма к нему прикладываются и т.п. и т.д.. Мы говорим о создании файловой системы, которая могла бы легко Вам подсказать, даже в случае увольнения важного работника, где можно найти данный документ. Есть такой понятие как этика, и не надо забывать что мы все наемные работники, и должны строить свою работу так чтобы наносить наименьший вред своим отсутствием на рабочем месте вследствие болезни либо других моментов. Очень много примеров когда создается большая нервотрепка, когда кто либо отсутствует.

Реестром, должны заниматься офис-менеджер, либо секретарь.

Технические моменты - должны заниматься технари, которые должны описать, что и как должно быть описано в договоре, опять должна быть создана информационная база внутри любого предприятия,

Если Вам надо я могу заняться созданием файловой системы и описанием, также могу помочь в создании управленческого учета.

Могу выслать презентацию.

С уважением

My e-mail is expro-finance@nursat.kz

[Эдуард]

Поделюсь опытом нашей конторы.

Все договоры (первые экземпляры) хранятся в одном месте у одного человека, который ведет реестр договоров в электронном виде.

При необходимости для какой то службы (бухгалтерия, снабжение и т.д. ) поработать с договором, им выдается учтеная копия. О выдаче копии в реестре жедается отметка когда и кому выдано, № копии. Тоже самое с оригиналами договоров.

[Гость Айгуля З]

Поделюсь опытом нашей конторы.

Все договоры (первые экземпляры) хранятся в одном месте у одного человека, который ведет реестр договоров в электронном виде.

При необходимости для какой то службы (бухгалтерия, снабжение и т.д. ) поработать с договором, им выдается учтеная копия. О выдаче копии в реестре жедается отметка когда и кому выдано, № копии. Тоже самое с оригиналами договоров.

←

Вести реестр не обязательно. НО когда что то смушчает берем лист бумаги и пишем все +++++ и все минусы -----------.

Мой скромный опыт подсказывает мне что +++++++ все таки больше. А ваапще как говориться "хозяин барин"

[Master Fess]

Ко всему выше сказанному меня еще используют как технического специалиста по составлению документов например технических спецификаций (к тендеру, чисто техническая бумага) Беру Госты и начинаю искать, что -то по теме... Или подготовка эксплуатационной документации к техническим прибором о создании которых не имею ни какого представления. Каждый раз бешусь и говорю, я конечно сделаю, но потом не обижайтесь. И честно говоря думала, что это только меня имеют во всех оношениях.   приятно узанать, что многие делают тоже самое.

←

Что то они вообще о .....ли что ли - технические спецификации составлять юристу!

Тогда зачем нужны все службы, тех.отделы, кацелярии, огэ, огм, бухгалтерии? Зачем? Пусть юрист все делает, а остальных уволить можно.

Если так не по теме напрягают, надо сразу отказываться! И не бояться делать этого! Я в случае чего не боюсь шефам говорить, что я этого делать не буду. И Вам советую.

Начальники часто просто не догоняют про специфические аспекты работы юр.отдела. Указание сделать - "сейчас", "завтра утром" ! Хочется сказать иногда -"Ну на бери, попробуй сделать до завтра".

А если что то грубо навязывается (в плане работы), то действуй также, т.е. саботируй их волюнтаристкие решения, доказывай неправоту руководящего товарища, его начальники разберутся! А если не разберутся, то в следующий раз связываться не будут.

Это не в коем случае не проявление нелояльности по отношению к фирме. Просто фирма должна работать эффективно, а дела поручаться по компетенции. Если есть человек, кто эту работу лучше делает, надо работу давать ему.

Фесс

[Гость Diko]

Ну Вы раздули!Что из этого делать проблему? К примеру, из моего опыта, когда я на свое раб. место, то с ужасом узнала, что реестр ведется здесь так, на халяву, вспомнили- вписали, забыли- ну и ладно! Вести нормальный реестр, дорогие мои юристы- это ваше же чистоплотность. Вот у нас два офиса, в одном из них хранятся договоры, в другом (где я нахожусь) есть реестр. Он мой персональный. И никто не имеет право вписывать туда что то свое. Зато ни один договор не проскочит мимо меня. И все электорнные версии договоров хранятся тоже у меня. Нумерация у меня сторгая, ну бывает, что кто нибудь клянчит у меня номер с задним числом, иногда иду на уступки, чтоб не слыть стервой А так как услуги оказываем мы, то и разработка договоров тоже мои. В реестр можно включить такие разделы как, №п/п, № дог.,наименование клиента, дата дог., вид услуг, сумма дог., и ответственное лицо. Красота!

[Гость Сакура]

Ну Вы раздули!Что из этого делать проблему? К примеру, из моего опыта, когда я на свое раб. место, то с ужасом узнала, что реестр ведется здесь так, на халяву, вспомнили- вписали, забыли- ну и ладно! Вести нормальный реестр, дорогие мои юристы- это ваше же чистоплотность. Вот у нас два офиса, в одном из них хранятся договоры, в другом (где я нахожусь) есть реестр. Он мой персональный. И никто не имеет право вписывать туда что то свое. Зато ни один договор не проскочит мимо меня. И все электорнные версии договоров хранятся тоже у меня. Нумерация у меня сторгая, ну бывает, что кто нибудь клянчит у меня номер с задним числом, иногда иду на уступки, чтоб не слыть стервой  А так как услуги оказываем мы, то и разработка договоров тоже мои. В реестр можно включить такие разделы как, №п/п, № дог.,наименование клиента, дата дог., вид услуг, сумма дог., и ответственное лицо. Красота!

←

Мое личное и злое мнение:

Проблема не в том, кому вести, регистрация это пожалуйста, расплюнуть, я человек педантичный и проделаю и делаю это с превеликим удовольствием, дабы подтвердить само существование этого договора. Но возникает одно но, где ж такое прописано, в какой инструкции по делопроизводству сказано, что юрист должен хранить договоры. А бухгалтера и прочий народец прибегать к тебе с круглыми глазами и отрывать тебя от скорбного занятия выпутаться из очередной щекотливой ситуации, с требованием найти здесь и сейчас двухлетней давности договор. Причем такая порочная практика сложилась во многих фирмах. Считаю, что договоры должны храниться либо в бухгалтерии, хотя бы по причине налоговых проверок, либо у специального, отведенного для этого человека.

[Гость Diko]

Считаю, что договоры должны храниться  у специального, отведенного для этого человека.

←

Мда! Мне бы такое даже в самом сладком сне и не приснилось бы! Может каждый из нас обратится с просьбой к шефу, чтобы приняли на работу специального человека - который будет хранить договоры, и блюсти их. . А что не плохо было бы!

[Гость Сакура]

Мда! Мне бы такое даже в самом сладком сне и не приснилось бы! Может каждый из нас обратится с просьбой к шефу, чтобы приняли на работу специального человека - который будет хранить договоры, и блюсти их. . А что не плохо было бы!

←

В хороших (опять же, по этому признаку) компаниях по идее есть отдел со специалистами по делопроизводству. Вот как раз там и обитают такие человеки , они то, и заведуют всеми заветными бумажками. Обращаться с просьбой к шефу с подобным предложением не советую, если фирма небольшая, а так, возможно склонять его к мысли, что это обязанность бухгалтеров охранять договоры в числе прочей бухгалтерской документации.

[Гость Bell]

"Уважаемые Андрэ и Катрин,

Ведь для того чтобы найти где находится договор, для этого и нужен реестр, который точно бы указаль где находится договор, какие письма к нему прикладываются и т.п. и т.д.. Мы говорим о создании файловой системы, которая могла бы легко Вам подсказать, даже в случае увольнения важного работника, где можно найти данный документ. Есть такой понятие как этика, и не надо забывать что мы все наемные работники, и должны строить свою работу так чтобы наносить наименьший вред своим отсутствием на рабочем месте вследствие болезни либо других моментов. Очень много примеров когда создается большая нервотрепка, когда кто либо отсутствует.

Реестром, должны заниматься офис-менеджер, либо секретарь.

Технические моменты - должны заниматься технари, которые должны описать, что и как должно быть описано в договоре, опять должна быть создана информационная база внутри любого предприятия,

Если Вам надо я могу заняться созданием файловой системы и описанием, также могу помочь в создании управленческого учета.

Могу выслать презентацию.

С уважением

My e-mail is expro-finance@nursat.kz

Эдуард Сегодня, 16:10 "

Уважаемый или ая! (извиняюсь)

Не могли бы Вы мне на личку выслать презентацию о которой Вы пишите и если есть конечно, разработки по "Управленческому учёту" плиз.............

С уважением,

Bell

[Master Fess]

В хороших (опять же, по этому признаку)  компаниях по идее есть отдел со специалистами по делопроизводству. Вот как раз там и обитают такие человеки , они то, и заведуют всеми заветными бумажками. Обращаться с просьбой к шефу с подобным предложением не советую, если фирма небольшая, а так, возможно склонять его к мысли, что это обязанность бухгалтеров охранять договоры в числе прочей бухгалтерской документации.

←

Правильно или нет, но у нас ( в компании) дела обстоят так:

1. Каждое структурное подразделение - исполнитель, т.е. кто собственно занимается договором хранит договор у себя. Поскольку договором и его исполнением занимается и работает только это подразделение, то оно и ответственно за него.

2. Юрист проверяет договоры, дает консультации, исправляет, дополняет договоры, которые приносятся ему исполнителями на согласование. Естественно, ведется журнал регистрации договоров.

3. А хранить договоры у юриста (у нас в компании) абсолютно невозможно. Поскольку юриста 2, а договоров (с приложениями, доп.соглашениями, изменениями и т.д.) - тысячи, то это вообще нереально. А специалисты - исполнители как будут с ними работать?

У нас один вновь пришедший вице - президент компании тоже пытался внедрить, чтобы договоры хранились в юр.отделе. Обламался, больше не пытается - мы ему все доходчиво объяснили. Представим, что договоры хранятся у юриста. Утром выстраивается очередь из человек 50 за договорами - выдать эти договоры (соответственно с распиской, заполнением всех необходимых документов) занимает часов 4. Потом обед. Пару часов работа, потом принимаем договоры - тоже часа три. Хорошо, еще - один юрист в отпуске, второй в суде. Вся работа с договорами стоит. Бред конечно. :biggrin:

[Гость Сакура]

?

  У нас один вновь пришедший вице - президент компании тоже пытался внедрить, чтобы договоры хранились в юр.отделе. Обламался, больше не пытается - мы ему все доходчиво объяснили.

←

AllFess, научите людей обламывать, какие приемы (боевые не в счет) при этом используете? :biggrin:

[Гость Гость_Financier_*]

Я согласен что это неправильно все переваливать на юриста, так как юрист занимается своим делом и непосредственно отвечает за безопасность предприятия проверяя договора (проводя экспертизу), а также представляя компанию во многих других местах.

Поэтому на многих предприятиях существует подобного рода архив и строгая файловая система, которая включает краткое описание договора (алгоритм), с которым и работают исполнители. Причем этот алгоритм должен быть ими же разработан, а так мне с трудом представляется, зачем им может понадобиься договор при каждодневной работе.

Примером алгоритма может служить подобное описание

С кем подписан

Дата подписания

Дата истечения

Предмет договора

Цена договора, цена за единицу товара, либо цена за исполнение услуги (час, день)

Когда переходят риски

Как данный договор может быть прекращен

Форс мажорные обстоятельства

и т.д. и т.п.

Я не думаю что люди которые подписывали договор, не могут составить данный алгоритм. Сфера применения данного алгоритма широка - он нужен для бухгалтерии (выставление счетов, проверка счетов контрагентов), для управленческого учета (правильное распределение доходов и затрат), для финансового департамента (составление бюджета).

Иногда зачастую люди забывают продлевать контракты вовремя, так как пользуются договором, и нет просто элементарной привычки запоминать дату истечения

С уважением

[Гость Baya]

если не ошибаюсь, 1с-ка так умеет

[Master Fess]

AllFess, научите людей обламывать, какие приемы (боевые не в счет)  при этом используете? 

←

Легко.

Письменно , детализированно, развернутом виде объяснили в служебной записке, тот самый процесс, который я описывал - """""Представим, что договоры хранятся у юриста. Утром выстраивается очередь из человек 50 за договорами - выдать эти договоры (соответственно с распиской, заполнением всех необходимых документов) занимает часов 4. Потом обед. Пару часов работа, потом принимаем договоры - тоже часа три. Хорошо, еще - один юрист в отпуске, второй в суде. Вся работа с договорами стоит"""".

И ..все... отстал..дошло вроде до него.

Сайонара, :biggrin:

[Гость Financier]

Да, это можно сделать в 1С, но в то же время это гораздо легче сделать в Аксессе (чтобы все заинтересованные имели доступ, а не только бухгалтерия)