Гость Гость_Наза_* Опубликовано 13 Января 2006 Жалоба Опубликовано 13 Января 2006 Вопрос: кто нибудь знает какими нормативными актами регулируются общие моменты ведения делопроизводства (например инструкция по делопроизводству, документообороту, официальные формы документов и т.п.)?
Гость _Aristokrat_ Опубликовано 13 Января 2006 Жалоба Опубликовано 13 Января 2006 а кто вы?... в смысле какая организация, предприниматель и т.п.? К примеру, для нотариусов имеются правила ведения делопроизводства... а кто вы?... в смысле какая организация, предприниматель и т.п.? К примеру, для нотариусов имеются правила ведения делопроизводства...
Гость Гарри Опубликовано 13 Января 2006 Жалоба Опубликовано 13 Января 2006 Я не помню точно, но есть стандарт РК по ведению делопроизводства. Посмотрите в стандартах, технической документации
Гость luchik Опубликовано 13 Января 2006 Жалоба Опубликовано 13 Января 2006 раньше были Основные правила документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан (№ 562, от 30.06.1992 года). Но они утратили силу. Попробуйте что-нить похожее по названию поискать в базе.
Extraneus Опубликовано 14 Января 2006 Жалоба Опубликовано 14 Января 2006 Утверждены приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33 Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан Глава 1. Общие положения 1. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан (далее - Правила) устанавливают обязательные для государственных организаций (далее - организаций) общие требования к созданию и организации работы с официальными документами несекретного характера, как на бумажных носителях информации, так и в виде электронных данных, полученных посредством информационных технологий, в том числе электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью. 2. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Законом Республики Казахстан "О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Законом Республики Казахстан "О нормативных правовых актах", Законом Республики Казахстан "Об административных процедурах", Указом Президента Республики Казахстан от 31 июля 2000 года N 427 "О мерах по улучшению работы государственного аппарата, борьбе с бюрократизмом и сокращению документооборота", постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года N 797 "Об утверждении Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы". В них учтены требования "Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Республики Казахстан", утвержденной приказом Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан от 24 октября 1998 года N 17-457-Р, "Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан", утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N 168. 3. Организации применяют данные Правила или на их основе разрабатывают и утверждают по согласованию: 1) с уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией Республики Казахстан - ведомственную (отраслевую) инструкцию по делопроизводству; 2) с уполномоченными государственными органами управления архивами и документацией областей, городов Астаны, Алматы, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан - инструкцию по делопроизводству в организации. 4. Руководитель и работники организации, виновные в нарушении настоящих Правил, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан. 5. Руководство и контроль за документированием и управлением документацией осуществляет документационная служба организации, действующая в соответствии с Положением о документационной службе организации, разработанным на основе Примерного положения (Приложение 1). В небольшой организации и структурных подразделениях организации, в которых по штатному расписанию не предусмотрены документационные службы, указанные функции возлагаются на должностное лицо. 6. При смене руководителя документационной службы (должностного лица) документы и дела передаются вновь назначенному руководителю документационной службы (должностному лицу) по акту приема-передачи (Приложение 2). 7. Уполномоченный государственный орган управления архивами и документацией Республики Казахстан, уполномоченные государственные органы управления архивами и документацией областей, городов Астаны, Алматы, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее - государственные архивные учреждения) оказывают организациям методическую и практическую помощь по внедрению Правил, осуществляют контроль за выполнением их требований. 8. В настоящих Правилах использованы термины, установленные Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". ................................ ....................................................... ...................................................... Название Компании ________________________________________________________________________ УТВЕРЖДЕНА от "___" ___________ 200_ г. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ В целях совершенствования процессов документирования и управления документацией, рациональной организации контроля за прохождением и исполнением документов, а также строгого соблюдения действующих нормативных и методических документов в сфере документации и информации, разработана Инструкция по делопроизводству. 1.1. Настоящая инструкция устанавливает общие требования ведения делопроизводства в _____________________________________________________ (далее "Компания"), включающие в себя порядок приема, отправки, учета, подготовки, оформления, систематизации, хранения и использования документов. 1.2. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях (отделах) возлагается Начальниками отделов на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые: - обеспечивают своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов вышестоящих органов Компании и филиала; - обеспечивают сохранность сформировавшихся в текущем делопроизводстве документальных материалов до момента сдачи их в архив; - обеспечивают правильное и бережное использование средств оргтехники. - информируют Начальника отдела о ходе выполнения данных им поручений и документов; Ответственность за организацию делопроизводства в каждом отделе, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на Начальников отделов. 1.3. Содержание документальных материалов не подлежит оглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. При их утрате необходимо немедленно поставить в известность Начальника соответствующего отдела. 1.4. Передача управленческих документов или их копий работникам сторонних организаций допускается лишь с разрешения Руководителя предприятия. 1.5. Выполнение настоящей инструкции обязательно для каждого сотрудника Компании, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку. 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАОБОРОТА В КОМПАНИИ И ФИЛИАЛЕ Деятельность Компании обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется Руководителем предприятия 2.1. Состав, классификация и унификация внутренних документов В целях определения правил составления, оформления различных документов, способов, форм и методов работы с ними, Начальниками отделов, проводится их классификация и унификация, которые повышают оперативность работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в текущем делопроизводстве и снижают объем документооборота. Классификация документов проводится по видам (приказы, протоколы, письма, акты, докладные записки, договоры и другие документы), форме (индивидуальные, типовые), содержанию (простые, сложные), происхождению (официальные, личные), месту составления (внешние, внутренние), срокам хранения (постоянного, временного), степени ограничения доступа (особой важности, с пометкой "Для служебного пользования"). Для классификации документов в каждом отделе Компании и филиала составляется классификатор. При разработке классификатора Начальниками отделов принимаются во внимание учредительные документы Компании, положение о филиале, внутренние акты Компании и филиала. Унификация документов заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов документов, правил их составления и оформления. К внутренним документам относятся документы, не выходящие за пределы Компании и филиала. Подготовка внутренних документов осуществляется в порядке, предусмотренном в настоящей инструкции. В целях решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия и регулирование деятельности в Компании и филиале создаются следующие документы: 1) Организационно-правовые: Устав Компании - ___________________________________________________ Положение о филиале - ______________________________________________ Инструкция - обязательный к исполнению акт, регламентирующий порядок применения положений внутренних актов Компании и филиала, а также нормативно-правовых актов Республики Казахстан. В Компании действуют следующие инструкции: - по технике безопасности; - по использованию оборудования; Перечисленные документы относятся к документам длительного пользования и применяются до тех пор, пока не будут утверждены новые, заменяющие их документы. 2) Распорядительные: Приказ (Решение) - официальное указание Руководителя Компании, подлежащее неукоснительному исполнению лицами, которым данное указание адресовано. Приказ оформляется на Бланке письма, составленном на казахском языке с реквизитами Компании или филиала, в зависимости от места его составления. Приказ должен содержать следующие реквизиты: название вида документа, регистрационный номер, место составления, дату, краткое вступление, отражающее содержание текста приказа, заголовок, текст, подпись Руководителя Компании, согласование и ознакомление (Приложение N1). Право подписи приказов принадлежит Руководителя Компании, а в случае их отсутствия должностному лицу, исполняющему их обязанности. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения и т.п.), то они оформляются в виде приложения к основному документу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его номера и даты. При оформлении многостраничного приказа - на втором и последующих листах, в верхнем правом углу, проставляется идентификация документа, состоящая из названия документа, его регистрационного номера и даты. Порядок подготовки приказа Инициирующий отдел Компании либо филиала разрабатывает проект приказа, в соответствии с настоящей Инструкцией. Данный проект приказа отправляется Инициирующим отделом по электронной почте Начальникам отделов, на которых приказ непосредственно распространяется, для согласования. После согласования Инициирующий отдел передает проект приказа на согласование и присвоение регистрационного номера в Юридический отдел либо в отдел, уполномоченный на проведение регистрации. Далее приказ передается Ассистенту Руководителя Компании для утверждения. После утверждения, оригинал приказа передается Инициирующим отделом лицам, исполняющим данный приказ для ознакомления. После сбора соответствующих подписей Инициирующий отдел предоставляет оригинал приказа на хранение в уполномоченный отдел и посредством электронной почты уведомляет Начальников отделов согласовавших приказ о начале его действия. Оригиналы приказов по кадровым вопросам регистрируются и находятся на хранении в Отделе по управлению персоналом. Оригиналы производственных приказов регистрируются и хранятся в Юридическом отделе Компании или филиала. Обеспечение качественной, грамотной подготовки приказов, их обязательное согласование с Юристом Компании, а также ответственность за несвоевременное уведомление об издании приказа возлагается на Инициирующий отдел. Распоряжение - обязательный к исполнению акт Начальника отдела, созданный в рамках его компетенции, содержащий обязанности, действия и сроки их исполнения подотчетными лицами, которым распоряжение адресовано. Распоряжения могут быть общего, длительного действия, а могут иметь разовые последствия для конкретного случая. Распоряжение может быть передано сотрудникам, на которых оно распространяется как на бумажном носителе, так и посредством электронной почты. 3) Коммерческие договоры - соглашения двух или нескольких лиц обустановлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. При необходимости заключения коммерческого договора, заинтересованный в подготовке договора отдел руководствуется следующим: Здесь разместите порядок заключения договоров в Вашей Компании 4) Справочно-информационные - докладные и объяснительные записки, письма, списки, справки и другие, напр.: Акт - официальный документ, которым оформляются результаты какой-либо деятельности, в частности: - о бое стеклотары; - о происшествии; - недостачи; - ревизии; - выполненных работ; - приемки-передачи товара; 5) Планово-отчетные - годовые, квартальные, месячные, индивидуальные, другие планы и отчеты согласно Приказу или Распоряжению; 6) Подтверждающие трудовую деятельность сотрудников; 2.2. ЯЗЫК ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В соответствии с действующим законодательством "О языках в Республике Казахстан", а также пункта _______ Устава Компании, официальными и рабочими языками Компании являются русский, казахский и английский языки. 2.3. Требования к подготовке документов и оформлению реквизитов При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документа. При оформлении документов Компании и филиала с помощью средств вычислительной техники используется шрифт Arial или Times New Roman N 12, 14 через один межстрочный интервал. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочный интервал могут быть иными. При оформлении многостраничных документов вторая и последующие страницы нумеруются. 2.3.1. Оформление реквизитов: Официальное наименование Компании: - Справочные данные Компании: - Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. В документах Компании и филиала, содержащих сведения финансового характера и определяющих права граждан, Компании, а также при ссылке на нормативные правовые акты используются словесный и словесно-цифровой способы написания даты. В остальных случаях применяется цифровой способ. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год четырьмя арабскими цифрами, отделенными от месяца точкой. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте документа, оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. - Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению Руководителей отделов, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. - Место составления или издания документа указывается при составлении всех видов документов. - При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству проводится согласование документа путем его обязательного визирования Юристом Компании и Начальником соответствующего отдела. Визы проставляются на лицевой стороне каждого листа документа. - Подпись документа Руководителя Компании включает наименование должности лица, подписавшего документ; личную подпись и расшифровку подписи (фамилия, имя, отчество прописью без сокращений). При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии со служебной иерархией должностей. В случае отсутствия Руководителя Компании документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности Руководителя Компании на основании выданной Генеральной доверенности, с указанием его должности и расшифровки подписи. - Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Документы, исполненные не на бланке, подлежат заверению печатью Компании и филиала. Документы, исполненные на цветном бланке, печатью не заверяются, за исключением отдельных случаев, требующих такого заверения. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи должностного лица. - Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово "Исп.", фамилию, инициал имени (инициалы имени и отчества) исполнителя документа, номер его телефона и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 2.3.2. Бланки документов Бланки должны иметь установленный комплект обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. В Компании применяются следующие бланки: - бланк письма с реквизитами Компании на казахском, русском и английском языках (Приложение ________________.); Использование произвольных бланков не допускается. Бланки и другие типы документов, как правило, изготавливаются на бумаге формата A4 (210x297 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: - левое - 25 мм; правое - 15 мм; - верхнее - 15 мм; - нижнее - 15 мм. Документы, подлежащие оформлению на бланках: 2) Исходящие документы: письма, претензии, визируемые Руководителя Компании либо Начальниками отделов; 3) Внутренние документы Компании: приказы, доверенности. 2.4. Порядок прохождения входящих документов Входящая корреспонденция поступает к Оператору телефонной связи, осуществляющему первоначальную обработку входящих документов. Первоначальная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки по адресу и целостности вложений, фиксации факта поступления документов в Компанию и филиал и подготовке документов к передаче по назначению Ассистентам соответствующих отделов. В случае обнаружения повреждения документа, его отсутствия в конверте оператор в регистрационной учетной форме проставляет соответствующие отметки и составляет акт произвольной формы в трех экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй - остается у Оператора, третий передается получателю документа. Конверты с пометкой "Лично" без вскрытия передаются по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Оператором телефонной связи проводится сортировка входящей корреспонденции на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации подлежат поступающие документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Список документов, не подлежащих регистрации (Приложение N 7 ). Каждый сотрудник Компании обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов. 2.4.1. Регистрация документов Регистрация документов в Компании и филиале децентрализовано. Оператором телефонной связи регистрируется входящая и исходящая корреспонденция. Внутренние документы в зависимости от видов и назначения регистрируются Ассистентами отделов Компании и филиала. Приказы по организационно - управленческим вопросам Компании, договоры, претензии регистрируются в Юридическом отделе. Регистрацию приказов по кадровым вопросам, индивидуальных трудовых договоров и иной документации по вопросам организации труда в Компании и филиале осуществляет Отдел по управлению персоналом. 2.5. Порядок подготовки и прохождения исходящих документов Порядок прохождения исходящих документов включает в себя следующие этапы: составление проекта документа, его согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку. Вся исходящая корреспонденция Компании, отправляемая с помощью организации оказывающей услуги почтовой связи, регистрируется в журнале учета исходящих документов и отправляется Оператором телефонной связи. Отправка производится один раз в неделю. Документы, направляемые в адрес организаций, государственных органов расположенных в пределах города и области в котором располагаются Компания и филиал отправляется через сотрудников, подотчетных Начальнику административного отдела и ответственных за рассылку исходящей документации и ее сохранность в пути следования. 2.5.1. Деловое письмо Деловое письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством коммуникации Компании и филиала с другими организациями, государственными органами, а также частными лицами. По содержанию и назначению письма подразделяются на инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и т.д. Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые "сопроводительные". Для составления деловых писем используется Бланк письма на русском, казахском, английском языках с реквизитами Компании или филиала, в зависимости от места его составления и назначения. Деловые письма, направляемые в государственные органы, финансовые учреждения Республики Казахстан оформляются на Бланке письма, на казахском языке. Письма, адресованные иностранным партнерам, составляются на Бланке письма, на английском языке. Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Деловое письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Письмо состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение. Реквизиты делового письма: - Регистрационный номер исходящего документа - письма выдается Оператором телефонной связи. Копии служебных писем передаются исполнителем письма Оператору телефонной связи. - Дата. Датой письма является дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. - Наименование Адресата: название организации либо государственного органа, должность и Ф.И.О. должностного лица. - Почтовый адрес, номер телефона и телефакса; - Подпись. В состав подписи делового письма входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка (фамилия, имя, отчество без сокращений). При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписание документа является одним из способов его удостоверения. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы. Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя, полностью имя и отчество, номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма. 2.6. Контроль исполнения документов Все поступающие документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, надлежащего решения содержащихся в них вопросов. Обязательному контролю подлежат внутренние акты Компании и филиала приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции; входящая документация: претензии, экземпляры договоров, письма-запросы, письма-предложения и другие документы, поставленные на контроль Руководителя Компании и Начальниками отделов. Документы снимаются с контроля после решения изложенных в них вопросов. Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на Начальников отделов. 2.7. Оперативное хранение документов С момента заведения и до передачи в архив, документы хранятся по месту их формирования. Документы располагаются в соответствии с утвержденной Начальником отдела номенклатурой. Выдача внутренних документов во временное пользование сторонним организациям производится только с согласия Руководителя Компании. Сохранение электронных документов в персональном компьютере осуществляется в виде файлов в соответствующих электронных делах (папках). Электронные папки переносятся на лазерные диски, дискеты и другие носители персонального компьютера. Изъятие оригиналов документов из дел постоянного хранения в отделах Компании и филиала допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Начальника соответствующего отдела с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 3. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ 3.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов Компании и филиала. Печати и штампы должны храниться в сейфах отделов, Менеджеры которых, уполномочены Генеральным менеджером Компании или Директором завода на их использование и ответственны за их сохранность. 4. Передача документов в архив 4.1. Для обеспечения сохранности документов Компании и филиала вся документация передается в архив. Для подготовки документов к хранению Компания и филиал приглашают специализированных лиц - Архивариусов. Каждый отдел Компании и филиала самостоятельно готовит предварительные дела для передачи их Архивариусам. Данная передача осуществляется по описям или номенклатурам дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись. Приложение N 7 Перечень документов, не подлежащих регистрации 1. Письма, присланные для сведения; 2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня; 3. Графики, заявки; сводки и информация, присланные для сведения; 4. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций; 5. Прейскуранты; 6. Поздравительные письма; пригласительные билеты; 7. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени); 8. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой лично"; 9. Объяснительные записки.
Рекомендуемые сообщения