Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

[Гость Юлия]

Уважаемые коллеги! Всем здравствуйте!

Наверное, многим приходилось сталкиваться с проблемой уничтожения документов компании с истекшим сроком хранения.

В нашей компании образовался большой пласт документов с истекшим сроком хранения.

Подскажите, пож-та:

1) Какова процедура уничтожения документов компании с истекшим сроком хранения?

2) Может ли коммерческая организация самостоятельно, на основании утвержденных внутренними органами компании правил, положений, инструкций произвести уничтожение документов с истекшим сроком хранения?

3) Необходимо ли коммерческой организации согласовывать уничтожение документов с истекшим сроком хранения с государственными органами? И если да, то с какими?

Буду признательна за ваши рекомендации

[Гость Гость]

1) сначала нужно подготовить акт о выделении дел временного хранения к уничтожению

2) создать экспертную комиссию (приказ, председатель - не ниже зама), которая оценит этот акт и примет решение (протокол)

3) акт о выделении к уничтожению и протокол направляется в Центр гос архив (письмом), лучше это сделать, если откажут значит можно без их согласования

примерно так

[ВрЕдино]

если речь идет о хранении документов в соответствии Постановления Правления Агентства Республики Казахстан по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций от 27 августа 2005 года № 320 Об установлении перечня документов, подлежащих хранению, сроках их хранения в банках второго уровня

То мы никаких актов не делали№ Главное чтобы уничтоженный документ не попал в "плохие руки" и был должным образом уничтожет

[Ahmetova]

1) сначала нужно подготовить акт о выделении дел временного хранения к уничтожению

2) создать экспертную комиссию (приказ, председатель - не ниже зама), которая оценит этот акт и примет решение (протокол)

3) акт о выделении к уничтожению и протокол направляется в Центр гос архив (письмом), лучше это сделать, если откажут значит можно без их согласования

примерно так

Это разве и для СЧП обязательно? Вроде только гос, нацкомпании и те, у кого доки, подлежащие передаче в гос архив

Изменено 16 Августа 2013 пользователем Ahmetova

[Sholpan Baizakova]

По поводу:   В 08.08.2011,, Гость said:

 

1) сначала нужно подготовить акт о выделении дел временного хранения к уничтожению

2) создать экспертную комиссию (приказ, председатель - не ниже зама), которая оценит этот акт и примет решение (протокол)

3) акт о выделении к уничтожению и протокол направляется в Центр гос архив (письмом), лучше это сделать, если откажут значит можно без их согласования

примерно так

по пунктам 1 и 2 согласна полностью и по 3 пункту небольшие пояснения:

 

Cогласно п.32, постановления Правительства № 1583 от 22 декабря 2011 года "организации не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда могут не представлять описи дел, постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на утверждение (согласование) ЭПК".

 разъяснения этого п.32 и вообще данного постановления:

во-первых, постановление № 1583 в данное время утратило силу, но надо полагать, что будут  изменения;

во-вторых, надеюсь, что из него уберут некоторые моменты противоречащие сами себе:

 к примеру, в организациях не являющиеся источниками пополнения Нац. архивного фонда РК, не могут быть документы постоянного хранения, а лишь документы, имеющие практическую ценность (временного хранения) и социально-правового характера, (предоставляющие право на социальное и пенсионное обеспечение сотрудников).

в-третьих, надо отметить, что по закону РК "О Национальном архивном фонде и архивах" от 22 декабря 1998 года документы частных предприятий - частная собственность, но как только организация ликвидируется (без правопреемника), документы должны быть переданы, в обработанном виде, на государственное хранение И ЗДЕСЬ, КОНЕЧНО, НАДО ОБЯЗАТЕЛЬНО СОГЛАСОВАТЬ С ЭПК (коллегиально-совещательный орган при местном уполномоченном органе, т.е ЭПК при Управлении по развитию языков, архивов и документации г.Алматы, к примеру).

[Галина Иванова]

Добрый день.  Подскажите пожалуйста кто сталкивался.  в 2015 году компании была   реорганизована путем присоединения к другой организации. Последняя налоговая проверка была за 2005 год, аудиторские проверки проводились каждый год. На данный момент я подготовила акт на уничтожение  первичных документов с 2007 по 2011 год. Но все остановилось из за примечаний в "Перечне № 22" от 26.01.2015г.  "При условии проведения проверки (ревизии)"       пункт  327    "Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, книги учета покупок-продаж, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты, переписка и другие документы)"    срок хранения документов     5 лет.

Бухгалтерия решила оставить все документы по кассе, банку, сч-фактуры еще на неопределенный срок из-за этого примечания