Где должны храниться договора в юр. или бух. отделе

[Гость Лариса]

Здравствуйте!

Вопрос собственно в теме.

Я понимаю, что законодательством четко не определено где должны храниться договоры и к большому сожалению бух. учет и налоговый кодекс не относит договоры к первичным бух. документам(не понятно почему), все же хочу спросить, есть ли НПА которые хотябы косвенно "намекают" на то, что договоры должны все же хранится в бухгалтерии.

Например в частности при проведении налоговых проверок, налоговики всегда запрашивают договоры как это можно привязать к НПА. А моя непосредственная задача обосновать руководству передачу договоров на хранение в бухгалтерию.)

Заранее спасибо за полезные коментарии и ссылки на НПА.

И очень прошу не разводить полемику по поводу "где должны храниться договоры у юр. или у бух".)

Спасибо!

[Гость Лариса]

Наверное неправильно тему назвала, если можно то прошу переделать на "Как обосновать руководству необходимость хранение договоров именно в бухгалтерии, а не в юр. отделе"

[Гость Лариса]

Нашла в интеренте вот это:

Представляется, что функция по хранению договоров является неотъемлемой составляющей частью бухгалтерского учета.

Нет документа-договора в бухгалтерии – нет хозяйственной операции и ее фиксации в бухгалтерском учете!

Юристы и иные подразделения компании не вправе осуществлять бухгалтерский учет.

Обеспечить эффективный бухгалтерский учет путем документального учета хозяйственных операций организации без закрепления функции по хранению договоров за бухгалтерией невозможно или затруднительно.

Наличие под каждой хозяйственной операцией компании документа-договора – это объективная обязанность бухгалтера, иначе можно получить в компании нереальный бухгалтерский и налоговый учет, а также соответствующие реальные налоговые претензии.

Хорошо написано, но нехватает ссылок на НПА для, так сказать, убедительности!

[Пацан]

Я всегда считал и отстаивал свою т.з., что уже заключенные договоры должны храниться где угодно, но только не в юр. отделе. Варианты такие, договор хранит курирующая служба, допустим, договоры поставки хранит отдел сбыта. Юротдел может хранить договор на базу Параграф, например. Второй вариант бухгалтерия, т.к. у них всегда больше возможностей и всегда есть свой архив. И третьий это отдельный человек которому поручено быть таким архивариусом. Зачем юристам уже отработанные договоры? Абсолютно не зачем! В случае необходимости юрист идёт и берёт оригинал в соответствующей службе.

Изменено 21 Мая 2013 пользователем Пацан

[Burubek]

Как вариант - разработайте положение или правила хранения договоров и доступа к ним и введите их приказом.

Изменено 21 Мая 2013 пользователем D@N

[Гость Лариса]

Я свами полностью согласна, но как это обосновать руководству ссылаясь на нормы НПА ?

Дело в том, что бух. просто не хочет брать на себя "доп. нагрузку", а в нашем ТОО, думаю что и в 98%ТОО бухгалтера "ближе" к руководству). Обосновать в моем случае можно только ссославшись на нормы закона, "на словах" и здравом смысле не получиться)

[Гость.]

А если норм таких нет вообще?

[Гость Деловой]

Как таковой нормы в законах не встречал.

Все это можно прописать в вашей внутренней документации компании.

Например: документы делопроизводства, учетной политике компании, издать приказ в компании или создать Положение.

Все в ваших руках.

[Гость Лариса]

Просто прописать не получится! Бухгалтерия ссылается на большую загруженность, а если им еще и договора взять "под себя" они вообще зашьются) Руководство им верит!) Мне бы хотябы косвенные ссылки из закона(

[Burubek]

Можете вывести логику из сроков исковой давности, в течении которых необходимо хранить все документы, на основании которых происходит установление и исчисление налогов. Из этого можно вывести критерии оценки рисков при ненадлежащем хранении либо необспечении сохранности и отсутвия ответственных лиц.

Также можно сослаться на пп.2 п.2 ст. 27 О гос.контроле

2. Проверяемые субъекты при проведении государственными органами контроля и надзора обязаны:

2) с соблюдением требований по охране коммерческой, налоговой либо иной тайны представлять должностным лицам органов контроля и надзора документы (сведения) на бумажных и электронных носителях либо их копии для приобщения к акту о результатах проверки, а также доступ к автоматизированным базам данных (информационным системам) в соответствии с задачами и предметом проверки;

Таким образом, для исключения рисков утраты документов и последующих негативных последствий, выраженных в исчислении налогов в одностороннем порядке или косвенным способом или иных угроз, необходимо разработать и внедрить правила по хранению документов и доступу к ним.

ну и бла-бла-бла.)))

Изменено 21 Мая 2013 пользователем D@N

[Гость Карагандинка]

Добрый день! Прошло уже конечно 5 лет, но этот вопрос теперь актуален для меня, уважаемая Лариса, Вам удалось убедить свое руководство в хранении договоров именно в бухгалтерии?