Первичные учетные документы, составлены не по утвержденной форме - какие последствия?

[Александр Чашкин]

Коллеги!

Предлагаю обсудить вопрос последствий составления субъектами первичных учетных документов не по утвержденной форме.

В соответствии с п.2 ст.7 Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Во исполнение с указанной нормой издан Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562 "Об утверждении форм первичных учетных документов", содержащий альбом форм первичных учетных документов.

На мой неискушенный взгляд, в условиях реальной деятельность логичность и полнота ряда из этих форм представляется весьма спорной. Например, применительно к юридическим услугам я считаю совершенно неинформативной и порочной (в правовом плане - в части обязательного наличия графы "Сведения о наличии отчета...") форму акта Р-1.

По этой причине, некоторые субъекты самостоятельно разрабатывают и используют формы документов, учитывающих или не учитывающих требования п.3 ст.7 ЗРК "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности".

Кроме того, иные формы первичных документов, часто, используются при совершении сделок с контрагентами, не являющимися резидентами Казахстана, и не обязанными исполнять нормы нашего законодательства.

Вопросы для обсуждения:

1) Какие последствия использования/составления/акцепта первичных учетных документов, составленных не по форме, утвержденной Приказом 562?

2) Какие последствия оформления гражданско-правовой сделки, с использованием документов, составленных не по форме, утвержденной Приказом 562? Есть ли в этом случае риск признания сделки недействительной по основанию "нарушение требований, предъявляемых к форме"?

3) Можно ли считать все первичные учетные документы, составленные не по форме, утвержденной Приказом 562, первичными учетными документами, правомерно составленными в соответствии с нормами п.3 ст.7 ЗРК "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности"?

4) Вправе ли налогоплательщик учитывать в целях налогового учета данные первичных учетных документов:

- составленных не по форме, утвержденной Приказом 562?

- содержание которых не соответствует полностью требованиям п.3 ст.7 ЗРК "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности"?

Другие вопросы, думаю, сформулируем в ходе обсуждения темы.

[Улисс]

Уважаемый Александр, не совсем уловил смысл этого вопроса.

2) Какие последствия оформления гражданско-правовой сделки, с использованием документов, составленных не по форме, утвержденной Приказом 562? Есть ли в этом случае риск признания сделки недействительной по основанию "нарушение требований, предъявляемых к форме"?

Вы имеете ввиду случай, когда например при заключении договора на оказание услуг стороны утверждают форму акта отличную от формы Р-1.

[da Vinci]

ИМХО использование первичных документов, несоответствующих утвержденным формам, является нарушением законодательства о бух.учете, но кроме осознания этого факта и моральных страданий более ничем не грозит.

Ответственность за нарушения ведения бух.учета предусмотрена в КоАП и УК только в случае причинения ущерба.

В целях налогового учета, бухгалтерские документы включаются в учетную документацию, требования к которой для налогового учета установлены статьей 59 НК и не включают применение утвержденных форм первичных документов.

По гражданскому законодательству если сделка не имела преступных целей, даже если будет признана недействительной, что вряд ли, то возврат стоимости полученных услуг по сути не сильно будет отличаться от оплаты этих услуг.

Что касается конкретно формы Р-1, то ее применение вообще не предусмотрено действующим законодательством. В ч. 4 Правил ведения бух.учета определены документы, обязательные к составлению при совершении определенных операций. Оформление сдачи/приемки работ/услуг данными Правилами не регламентируется. Наличие утвержденной формы акта говорит только о том, что в случае составления именно "Акта выполненных работ (услуг)", необходимо использовать форму Р-1, так как форма такого документа утверждена. Но это никак не говорит о том, что составление именно такого акта при сдаче работ (услуг) является обязательным. А значит это может быть просто "Акт", "Соглашение о сдаче/приемке работ" или любой другой документ, из содержания которого следует, что работы были выполнены. Формы таких документов не утверждены, содержание определяют стороны сделки, и применение их не противоречит действующим НПА.

Справедливости ради следует отметить, что многие мои коллеги с этим не согласны, но убедительных доводов при этом пока не приводили. :shuffle:

[Александр Чашкин]

Благодарю высказавшихся коллег! Жду их дальнейшего участия в теме и также участия всех остальных!

Вы имеете ввиду случай, когда например при заключении договора на оказание услуг стороны утверждают форму акта отличную от формы Р-1.

И такой случай, и случай оформления любого другого документа при совершении гражданско-правовой сделки.

Например, такой односторонней сделки, как выдача доверенности на получение активов, - не по форме Приложения 6 к Приказу 562.

Идея вопроса (2) была такова: требования к форме документа, которым оформляется сделка утверждена Приказом 562. Если сделка будет оформлена документом в другой форме - может ли это стать основанием для признания сделки недействительной?

В целях налогового учета, бухгалтерские документы включаются в учетную документацию, требования к которой для налогового учета установлены статьей 59 НК и не включают применение утвержденных форм первичных документов.

Хороший посыл.

Но как быть с отсылками НК на установленный порядок ведения бухучета (п.2 ст.56 НК РК), прямым использованием данных бухучета при налоговом учете ТМЗ (п.2 ст.57 НК РК), на прямое указание ст.60-2 НК использовать в первичные учетные документы, по формам, утвержденным в соответствии с ЗРК о бухучете?..

По гражданскому законодательству если сделка не имела преступных целей, даже если будет признана недействительной, что вряд ли, то возврат стоимости полученных услуг по сути не сильно будет отличаться от оплаты этих услуг.

"...даже если.."?

А что скажете насчет необходимости реституции товаров при признании сделки недействительной (либо возмещения их стоимости по рынку на момент реституции)?

А что скажете насчет жутких налоговых последствий признания сделки недействительной для покупателя (подпункт 4-1) части первой статьи 115 , пп.3) п.3 ст.257 НК РК)?

это может быть просто "Акт", "Соглашение о сдаче/приемке работ" или любой другой документ, из содержания которого следует, что работы были выполнены. Формы таких документов не утверждены, содержание определяют стороны сделки, и применение их не противоречит действующим НПА.

Как считаете: к примеру, "Акт сдачи-приема работ (услуг)" не должен быть признан "Актом выполненных работ (оказанных услуг)", подлежащем составлению о оформлению для приемки-передачи выполненных работ (оказанных услуг), за исключением строительно-монтажных работ, по форме Р-1 (в соответствии с Приложением 50 к Приказу 562)?

[da Vinci]

Но как быть с отсылками НК на установленный порядок ведения бухучета (п.2 ст.56 НК РК),

Эта норма, а также п. 1 той же статьи, по-моему, как раз исключает контроль правильности ведения бух.учета из сферы интересов налоговых органов.

прямое указание ст.60-2 НК использовать в первичные учетные документы, по формам, утвержденным в соответствии с ЗРК о бухучете?.

Это исключение, для тех, кто не ведет бух.учет. Применение утвержденных форм первичных документов для них, действительно, обязательно в целях налогового учета. И не только это. Поэтому еще при введении нормы, разрешающей не вести бух.учет, обсуждали сомнительность этой "льготы".

А что скажете насчет необходимости реституции товаров при признании сделки недействительной

Риск есть. Но для этого должно быть лицо, чьи интересы нарушены в результате совершения сделки, либо очень заинтересованный гос.орган. Среднестатистически, по-моему, мало вероятно. И речь же не идет о повсеместном применении неутвержденных форм, а только об отдельных случаях, когда допущены неумышленные нарушения

Как считаете: к примеру, "Акт сдачи-приема работ (услуг)" не должен быть признан "Актом выполненных работ (оказанных услуг)", подлежащем составлению о оформлению для приемки-передачи выполненных работ (оказанных услуг), за исключением строительно-монтажных работ, по форме Р-1 (в соответствии с Приложением 50 к Приказу 562)?

Считаю, что не должен.

Фраза "Применяется для приемки-передачи выполненных работ (оказанных услуг), за исключением строительно-монтажных работ" является лишь фрагментом утвержденной формы, но не нормой права. Случаи, в которых должна применяться форма Р-1, в НПА не установлены. А любой документ с хоть немного отличным названием будет уже другим документом.

[Александр Чашкин]

Эта норма, а также п. 1 той же статьи, по-моему, как раз исключает контроль правильности ведения бух.учета из сферы интересов налоговых органов.

Есть риск, что "данные бухгалтерского учета", полученные не в порядке, указанном в п.2 ст.56 НК РК, не будут в налоговых целях признаны "данными бухгалтерского учета".

Риск есть. Но для этого должно быть лицо, чьи интересы нарушены в результате совершения сделки, либо очень заинтересованный гос.орган.

Налоговый орган будет всегда заинтересован в признании недействительными сделок, расходы по которым налогоплательщик вычел из налогооблагаемого дохода и зачел в по НДС.

Вот я и предлагаю оценить степень этого риска.

Можно ли хоть сколько-нибудь обоснованно утверждать, что требования к форме первичных учетных документов, используемых субъектом в целях бухгалтерского учета, являются требования к форме гражданско-правовой сделки?

[Улисс]

Есть риск, что "данные бухгалтерского учета", полученные не в порядке, указанном в п.2 ст.56 НК РК, не будут в налоговых целях признаны "данными бухгалтерского учета".

...

Можно ли хоть сколько-нибудь обоснованно утверждать, что требования к форме первичных учетных документов, используемых субъектом в целях бухгалтерского учета, являются требования к форме гражданско-правовой сделки?

ИМХО требования к форме первичных документов не являются обязательными требованиями к форме гражданско-правовой сделки, поскольку утвержденные формы первичных документов имеют иную цель.

Например, если стороны делают приложение к договору и утверждают форму акта выполенных услуг, то тем самым они утверждают форму юридческого акта который порождает гражданско-правовые последствия.

Целью бухгалтеского учета, является обесепечение заинтересованных лиц достоверной информацией. В данном случае первичные документы порождают админстративные последствия, а именно обязательтва по принятию заинтересованными лицами соответствующей информации.

Поэтому полагаю, что при гражданско-правовой дейтствительности "данных бухгалтерского учета", полученных не в порядке, указанном в п.2 ст.56 НК РК, указанные данные в налоговых целях могут быть не признаны достоверными "данными бухгалтерского учета".

[Александр Чашкин]

Спасибо, Улисс, за мнение!

Готов с ним согласиться: целью составления первичных учетных документов является не оформление гражданско-правовых сделок, а, исключительно, осуществление

субъектом действий при осуществлении бухгалтерского учета. При этом нарушение субъектом правил бухгалтерского учета при совершении сделок не является основанием для признания сделки недействительной!

Будем считать, что правильный ответ на вторую часть вопроса (2) таков: "Риск незначителен."

Коллеги, прошу активнее подключаться к обсуждению остальных вопросов темы.

[Гость da Vinci]

Поэтому полагаю, что при гражданско-правовой дейтствительности "данных бухгалтерского учета", полученных не в порядке, указанном в п.2 ст.56 НК РК, указанные данные в налоговых целях могут быть не признаны достоверными "данными бухгалтерского учета".

Применение неутвержденных форм первичных документов - это нарушение, не связанное с количественным учетом. Достоверность числовых показателей учета не может определяться формой документа при наличии явно выраженной сути заверенного уполномоченными лицами сторон сделки документа. Никакими НПА, регулирующими бух.учет, не предусмотрено исключение из учета каких-то данных из-за несоблюдения утвержденных форм документов, и это противоречит любым стандартам финансовой отчетности, соблюдение которых также требует НК. Поэтому несмотря на форму документа, все совершенные опреации должны быть отражены в бух.учете, данные которого далее будут использованы в целях налогового учета в соответствии с п. 2 ст. 56 НК.

Контроль правильности ведения бух.учета, в том числе применение утвержденных форм, не в компетенции налоговых органов. НК содержит прямое указание на то, какие требования применяются к учетной документации в целях налогового учета. Поэтому считаю, что для возникновения каких-либо последствий для налогового учета в связи с применением неутвержденных форм первичных документов, при соблюдении требований, предъявляемых ст. 59 НК к учетной документации, сначала гражданско-правовая сделка должна быть признана недействительной.

[Александр Чашкин]

Применение неутвержденных форм первичных документов - это нарушение, не связанное с количественным учетом.

Позволю себе усомниться в верности такого утверждения:

из нормы о том, что первичные учетные документы должны составляться по форме, установленной Законом или в соответствии с ним,

можно вывести, что документы, составленные не по форме, установленной Законом или в соответствии с ним, не могут быть правомерно признанными первичными учетными документами. Соответственно, такие документ-не-по-форме не может быть признан документальным свидетельством совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Нет документа-основания - нет учета. Ни качественного, ни количественного.

[Гость da Vinci]

Соответственно, такие документ-не-по-форме не может быть признан документальным свидетельством совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Нет документа-основания - нет учета.

При отсутствии прямого указание на это в НПА, думаю, что такой подход недопустим, так как он исказит реальную картину финансового положения субъекта.

Ситуация. На склад поступили товары от поставщика. Имеется акт передачи этих товаров, подписанный уполномоченными лицами, из которого однозначно следует кто, кому, чего, сколько и на какую сумму поставил. Накладную поставщик при этом оформлять отказывается неважно по каким причинам. Признавая факт нарушения правил ведения бух.учета в части используемых форм документов, неотражение такой операции в учете считаю грубым нарушением принципов учета,

Целью бухгалтерского учета и финансовой отчетности является обеспечение заинтересованных лиц полной и достоверной информацией о финансовом положении, результатах деятельности и изменениях в финансовом положении индивидуальных предпринимателей и организаций.

Еще пример. Так сложилось, что большинство хоз.субъектов РК "сидят" на "1С". По каким-то своим соображениям разработчики данной программы до сих пор не внесли изменения в форму расчетной ведомости по зарплате, утвержденную тем же приказом, что и другие формы первичных документов. Большинство бухгалтеров используют эту неутвержденную на данный момент ведомость для учета. Не думаю, что данный факт является основанием исключить из бух.учета начисление зарплаты у примерно 90% субъектов предпринимательства РК за последние полтора года.

Я хочу сказать, что отсутствие первичного документа утвержденной формы не является основанием не отражать в учете фактически совершенные операции при наличии других подтверждений.

[Александр Чашкин]

Признавая факт нарушения правил ведения бух.учета в части используемых форм документов, неотражение такой операции в учете считаю грубым нарушением принципов учета,

Однако, установленная Законом система бухучета основана, помимо прочего, на нормах о:

1) регламентированности учета законодательством,

2) адекватное подкрепление бухгалтерских записей оригиналами первичных документов,

3) составлении таковых первичных документов по регламентированным Законом формам (либо утвержденным, либо составленным с соблюдением установленных требований).

Я хочу сказать, что отсутствие первичного документа утвержденной формы не является основанием не отражать в учете фактически совершенные операции при наличии других подтверждений.

Исходя из целей бухучета я согласен с таким подходом.

Но, при этом, не может не возникнуть вопрос, побудивший меня открыть эту тему: "В чем глубинный смысл нормы об утверждении уполномоченным органом форм первичных документов"?...

[Улисс]

Но, при этом, не может не возникнуть вопрос, побудивший меня открыть эту тему: "В чем глубинный смысл нормы об утверждении уполномоченным органом форм первичных документов"?...

Вы как всегда зрите в корень.

Мне кажется, глубинный смыл в данном случае в том, что наша административная система построена на доминанте формы над содержанием.

Поэтому по сути правильное утверждение уважаемого da Vinci:

Достоверность числовых показателей учета не может определяться формой документа при наличии явно выраженной сути заверенного уполномоченными лицами сторон сделки документа.

не всегда верно при существующем налоговом администрировании.

Расширением перечня форм, полномочия налогового инспектора по субъективному суждению при оценке поступающей информации выводятся за пределы форм этой информации.

В связи с чем согласен с Вами, что в P1 очень сомнительно наличие графы о наличии отчета. Этим заложено некое противоречие изначальной цели.

Изменено 3 Апреля 2014 пользователем Улисс

[da Vinci]

"В чем глубинный смысл нормы об утверждении уполномоченным органом форм первичных документов"?...

Думаю, что это пережиток светлого прошлого. Верность традициям не позволяет отказаться от процесса унификации, в том числе бухгалтерской документации, который, к слову, по-моему, очень даже полезен в определенных рамках. Но на данном этапе этот процес входит в противоречие с принципами МСФО, которые устанавливают приоритет содержания операций над формой. И интеграционные процессы РК в мировую экономику не позволяют довести до логического завершения эту унификацию или ужесточать какие-то контрольные меры. Поэтому и формы есть, и в случае их неприменения вроде ничего не грозит. Наверное было бы логичнее, если бы эти формы носили рекомендательный характер.

[Улисс]

Думаю, что это пережиток светлого прошлого.

Это не исключает, его актуальность в ближайшем темном будущем, когда администрированием учета будут заниматься электронные системы, что не возможно без унифицированных форм документов.