ПРАКТИКУМ БУХГАЛТЕРА

[POLIN]

Уважаемые участники и гости форума!

Данная тема открыта для обсуждения и практических консультаций по вопросам, возникающим у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей  при заполнении и сдаче :

- форм электронной налоговой отчетности;

- финансовой отчетности;

- статистической отчетности;

- бланков бухгалтерского учета;

- ведения архива и делопроизводства

Призываю всех практиков активно делиться опытом!

[Гость Olga777]

Здравствуйте! на форуме обсуждались вопросы о размере заявляемого дохода для исчисления в пенсионный фонд у ИП работающих в свою пользу. Ответ однозначно: весь доход. Однако в НК есть объявление для ИП, что пенсионные взносы исчислять с суммы 10000,00 тенге, т.е. 1000,00 тенге в месяц. В №3 журнала "Бухучет на практике" при разъяснении по заполнению формы 910 сказано, что социальные отчисления для ИП, работающих в свою пользу расчитывать с суммы МЗП, т.е. 7000,00 тенге. Что скажете?

[POLIN]

Правильно пишут в Вашем Налоговом Комитете. Данные положения для индивидуальных предпринимателей, применяющих специальный налоговый режим с 01.01.05 года.

Относительно социальных отчислений:

С 1 января 2005 года в силу вступил Закон «Об обязательном социальном страховании» № 405-II от 25.04.03, который в статье 1 пункте 10 определяет  плательщика социальных отчислений – как работодателя или самостоятельно занятое лицо, осуществляющее исчисление и уплату социальных отчислений в Фонд в порядке установленном настоящим Законом. Закон ссылается на Постановление правительства РК № 683 от 21.06.04 года, регламентирующий данный порядок и условия.

Статья 2 п.7 Постановления:

Для индивидуальных предпринимателей, ПРИМЕНЯЮЩИХ СПЕЦИАЛЬНЫЕ НАЛОГОВЫЙ РЕЖИМЫ, размер дохода, применяемый для исчисления социальных отчислений, приравнивается к размеру минимальной заработной платы, устанавливаемому законом о республиканском бюджете на соответствующий год.

В 2005 году эта сумма составляет 7000 тенге («О Республиканском бюджете» № 3-III от 02.12.2004).

Относительно пенсионных отчислений.

Закон о Пенсионном обеспечении в РК»  и «Правила и размер удержания пенсионных отчислений» № 245 от 15.09.99 года изменений практически не претерпел. Но для индивидуальных предпринимателей, применяющих специальный налоговый режим (в частности упрощенную декларацию) всегда был не однозначно воспринимаем - как фискальными органами, так и самими предпринимателями, в силу особенностей данного режима налогообложения, а именно: не применение вычетов и отсутствием узаконенной формы налоговой отчетности по Пенсионным отчислениям. Как таковая, данная  форма существовала (№ 201.04 утвержденная приказом Министра труда и социальной защиты населения РК от 20.08.03 года № 172-п), но она не прошла Государственную регистрацию в Министерстве юстиции РК.

Своим письмом в адрес налоговых комитетов по областям  № НК-УНП-15-5-20/6849 от 27.08.03 года Налоговый комитет это подтверждает в частности дословно:

В связи с поступающими запросами территориальных налоговых комитетов относительно исчисления обязательных пенсионных взносов в свою пользу индивидуальными предпринимателями, применяющими специальные налоговые режимы, Налоговый комитет Министерства финансов Республики Казахстан, направляет Расчет по исчисленным (начисленным) и перечисленным суммам обязательных пенсионных взносов.

См. Правила составления Расчета по исчисленным, удержанным (начисленным) и перечисленным суммам обязательных пенсионных взносов (Форма 201.04), утвержденные приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 20 августа 2003 года N 172-п

При этом, ставим Вас в известность, что данная форма до прохождения государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан носит рекомендательный характер и используется по желанию налогоплательщика.

Но 28 декабря 2004 года приказом  № 672 данная форма была окончательно утверждена и введена в действие с 01 января 2005 года. С утверждением этой формы стало узаконено право определения  дохода для исчисления пенсионных взносов  индивидуальным предпринимателем (кроме применяющих специальный налоговый режим на основе Патента), адвокатом и частным нотариусом САМОСТОЯТЕЛЬНО (п.10 пп.1 Правил).

Если учесть, что Постановлением к Закону о Пенсионном обеспечении в РК № 245 определено, что удержание и уплата пенсионных взносов в накопительный пенсионный фонд индивидуальными предпринимателями, адвокатами и частными нотариусами  в свою пользу - в размере десяти процентов от заявляемого дохода, но не менее десяти процентов от минимальной месячной заработной платы  и не выше семидесятипятикратного размера минимальной месячной заработной платы  (ст. 2 п.5 Постановления), то Вашим заявленным фондом заработной платы  для пенсионных взносов может быть бесконечно разная цифра. Ваш Налоговый Комитет решил, что это должна быть цифра 10.000 тенге. Или получил на это указание. Я про 10.000 тенге ничего  не видела и не читала. Может кто чего Вам ответит по этому поводу.

[Гость VAN]

Подскажите по какой форме налоговой отчетности подлежит отчитываться за социальные отчисления? И что филиалы сдают соцналог по форме 601.01 а не 600.00?

Спасибо

[POLIN]

По социальным отчислениям сдается форма 201.00. Согласно приказа МинФин РК  № 625 от 8 декабря 2004 года утверждены правила составления расчета формы 201.00:

Настоящие Правила разработаны в соответствии с Кодексом Республики Казахстан "О налогах и других обязательных платежах в бюджет" (Налоговый кодекс) и определяют порядок составления налоговыми агентами, за исключением крестьянских (фермерских) хозяйств и юридических лиц - производителей сельскохозяйственной продукции, применяющих специальные налоговые режимы, Расчета по индивидуальному подоходному налогу (далее - Расчет), предназначенного для отражения начисленных и выплаченных физическим лицам доходов, облагаемых у источника выплаты индивидуальным подоходным налогом по ставкам, установленным пунктами 1 и 1-1 статьи 145 Налогового кодекса (далее - доходы, облагаемые у источника выплаты), индивидуального подоходного налога, исчисленного и перечисленного в бюджет в соответствии с главой 24 Налогового кодекса; расходов работодателя на выплату доходов работников, выплат физическим лицам по договорам возмездного оказания услуг, на которые начисляется социальный налог в порядке, предусмотренном главой 50 Налогового кодекса, а также обязательных пенсионных взносов, удержанных и перечисленных в накопительные пенсионные фонды, в соответствии с пенсионным законодательством Республики Казахстан и социальных отчислений в соответствии с законодательным актом Республики Казахстан об обязательном социальном страховании.

В данной форме с 01.01.05 предсумотрена графа по социальным отчислениям.

По слциальному налогу филиалы отчитываются по форме 601.00, она так и называется Правила составления Расчета суммы социального налога по структурному подразделению

Форма утверждена приказом МинФин РК № 625 от 08.12.04 года и предназначена :

Настоящие Правила разработаны в соответствии с разделом 11 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс) и определяют порядок составления Расчета суммы социального налога, подлежащей уплате по структурному подразделению (далее – Расчета), предназначенного для исчисления юридическими лицами суммы социального налога за свои структурные подразделения.

Расчет состоит из самого расчета по форме 601.00 и дополнительной формы приложения к нему 601.01.

[Гость VAN]

Спасибо.

Еще вопрос: кто-нибудь сталкивался на практике с такой ситуацией когда в расчете (декларации) забыли проставить крестик в графе нерезидент и налог был начислен на неправильный код. Если да то как испраить ситуацию?

Спасибо заранее

[Гость Majesty]

Спасибо.

Еще вопрос: кто-нибудь сталкивался на практике с такой ситуацией когда в расчете (декларации) забыли проставить крестик в графе нерезидент и налог был начислен на неправильный код. Если да то как испраить ситуацию?

Спасибо заранее

Сдавайте правильную декларацию (с пометкой "дополнительная") и идите в НК с письмом о переброске суммы с кода на код.

[Гость VAN]

Налоговая говорит что для таких случаев у них другой порядок- оформляется отзыв и представляется новая декларация

[Андрэ]

Пусть покажут - на чем основано это требование.

Нашей налоговой почему-то достаточно одного письма о переброске суммы с одного кода на другой.

[Гость Majesty]

Пусть покажут - на чем основано это требование.

Нашей налоговой почему-то достаточно одного письма о переброске суммы с одного кода на другой.

Нашей тоже достаточно письма. Снова беспредельничают!

[Гость VAN]

говорят что было в каких-то разъяснениях. Еще аргументируют тем что в правилах написано что должно быть заполнено в расчете (декларации) и если что-то отсутствует то считается что расчет не сдан. А статья НК о возможности сдачи доп.декларации для корректировки предусмотрена только для арифетического исправления (к уменьшению или увеличению)!!!! После этого скажите что есть справедливость и закон .....

[POLIN]

Это называется НЕСПРАВЕДЛИВЫЙ ЗАКОН.

В НК действительно не предусмотрено исправлений  технических ошибок при заполнении электронных форм отчетности - только суммы выявленных разниц.

Все для неудобства налогоплательщиков..... И права на ошибку не предусмотрено.

[Гость VAN]

Подскажите пожалуйста что такое место нахождения налогового агента для уплаты ИПН и место регистрационного учета налогоплательщика для соцналога, если филиал зарегистрирован в городе и платит там же все налоги кроме налога на имущество, транспорт и ФООС, которые платит в поселке где выполняются работы?

[POLIN]

Налогоплательщик обязан встать на учет в налоговых органах по месту нахождения, ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ СВОЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, или регистрации объектов налогообложения (НК РК ст.524 п.2).

Если поселок, где осуществляются работы Вашим предприятием находится в ведении иного Налогового Комитета, чем того, в котором зарегистрировано юридическое лицо, то необходимо произвести регистрацию в том налоговом комитете, в административное ведение которого находится данный поселок- то есть ПО МЕСТУ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ СВОЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

Согласно Закона РК № 357-1 от 01.04.99 года «О бюджетной системе», В Республике Казахстан самостоятельно функционируют республиканский бюджет и МЕСТНЫЕ бюджеты, в совокупности, составляющие государственный бюджет (ст. 3 пункт 2)

Местные бюджеты действую согласно данного Закона, в частности:

Местные бюджеты представляют собой денежные фонды административно-территориальных единиц, утверждаемые решением соответствующего маслихата, формируемые за счет поступлений и финансирования дефицита (использования профицита) бюджета, предназначенные для финансирования местных бюджетных программ, определяемых местными исполнительными органами для осуществления функций, возложенных на них Конституцией, законами и актами Президента Республики Казахстан и Правительства Республики Казахстан.

Местные исполнительные органы разрабатывают на основе единого бюджетного планирования и САМОСТОЯТЕЛЬНО исполняют бюджет соответствующих административно-территориальных единиц. Местные представительные органы рассматривают и утверждают бюджет на соответствующий финансовый год и отчет об исполнении соответствующего местного бюджета за истекший финансовый год. (статья 10).

В отношении подоходного налога:

Налоговые агенты осуществляют уплату налога по структурным подразделениям в соответствующие бюджеты по месту их нахождения (НК РК ст.147 п.2-1).

Расчет по ИПН представляется налоговым агентом в НК по месту УПЛАТЫ НАЛОГА не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным (НК РК ст.148)

Структурное подразделение юридического лица – филиал, представительство (НК РК ст.10 п.1 пп.29)

Все выше упомянутое указывает на представление отчетности и уплату подоходного налога по месту нахождения структурного подразделения – в данном случае это место обозначено Вами при постановке на учет в НК как «место нахождения юридического лица, его структурного подразделения» (НК РК ст.524 п.2). Уплата налога осуществляется в бюджет  по месту нахождения и отчетность сдается туда же.

По социальному налогу:

Уплата социального налога за структурные подразделения производится в соответствующие бюджеты по месту их нахождения (НК РК ст.321 п.2)

Плательщики, имеющие структурные подразделения, представляют расчет социального налога по структурным подразделениям в налоговые органы по МЕСТУ СВОЕЙ РЕГИСТРАЦИИ не позднее срока представления декларации по социальному налогу. Соответствующие приложения расчета социального налога по структурным подразделениям представляются в налоговые органы в порядке, установленном уполномоченным государственным органом, в течение пяти рабочих дней со дня установленного срока для представления расчета (ст.322 п.3).

Уплата налога по месту нахождения структурного подразделения. Предоставление отчетности по структурным подразделениям в части представления приложений по структурным подразделениям по месту регистрации структурного подразделения.

Этот пункт Закона не корректно прописан, потому так много сомнений. В принципе есть письма налогового комитета (хотя я и не сторонник применять их в качестве практики оправдания недоработок Закона), но в данном случае они только подтверждают истину сумбурных мыслеформ Налогового Кодекса:N НК-УНК-08-2-15/173 от 9 января 2003 года,  N ДМ-1-1-21/8136 от 10 августа 2002 года, N ДМ-1-1-19/2958 от 29 марта 2002 года.

Кстати, в качестве совета: переведите  этот абзац НК с казахского варианта. Он проще для употребления именно данного понятия в разделе социального налога.

[Гость Zhan_accdep]

Нужен совет по следующему вопросу: до последнего времени счета-фактуры выписывались в двух экземплярах,подписывались уполномоченными лицами, затем один экз.передавался клиенту , второй подшивался в документах компании. Новый менеджер решительно отказывается подписывать два экземпляра и требует хранить у себя только копии. Пытались убедить, что первичка должна быть в оригинале- бесполезно. Требует показать инструкции, где это написано. Не будет ли у нас проблем с налоговой впоследствии? Менеджер уверен, что нет , так как это НДС к уплате и налоговой нет смысла уменьшать сумму налога.

[POLIN]

В вопросах первичной документации бухгалтерского учета следует руководствоваться  Законом о бухгалтерском учете в РК № 2732 от 26.12.95 года.

Статья 6-1. «Бухгалтерская документация»:

1. Бухгалтерская документация включает в себя ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, регистры финансовой отчетности и учетную политику.

2. Бухгалтерские записи должны проводиться на основании ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, которые фиксируют факт совершения операции или события.

3. Формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

4.  Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан, разрабатываются предпринимателями и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

5. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.

6. Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность.

Формы первичных документов утверждены 19.03.04 Приказом МФРК № 128. Форма счета-фактуры узаконена Налоговым Кодексом РК :

НК РК ст.242:

1. Счет-фактура является  обязательным документом для всех плательщиков налога на добавленную стоимость, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 8 настоящей статьи.

2. Плательщик налога на добавленную стоимость, осуществляющий реализацию товаров (работ, услуг), облагаемых налогом на добавленную стоимость, обязан выставить лицу, получающему указанные товары (работы, услуги), счет-фактуру с налогом на добавленную стоимость, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 8 настоящей статьи.

3. В счете-фактуре, являющемся основанием для отнесения в зачет налога на добавленную стоимость в соответствии со статьей 235 настоящего Кодекса, должны быть указаны:

1) порядковый номер и дата составления счета-фактуры;

2) фамилия, имя, отчество либо полное наименование, адрес и регистрационный номер поставщика и получателя товаров (работ, услуг), а также номер свидетельства о постановке на учет по налогу на добавленную стоимость поставщика;

3) наименование реализуемых товаров (работ, услуг);

4) размер облагаемого оборота;

5) ставка налога на добавленную стоимость;

6) сумма налога на добавленную стоимость;

7) стоимость товаров (работ, услуг) с учетом налога на добавленную стоимость.

4. Если иное не предусмотрено настоящей статьей, счет-фактура выписывается не позднее даты совершения оборота по реализации  и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера поставщика либо иными уполномоченными на то должностными лицами.

Так же Налоговый Кодекс отмечает, что учетная документация предприятия представляет собой первичные документы, регистры бухгалтерского учета и иных документы, являющиеся основанием для определения объектов налогообложения, а так же исчисления налоговых обязательств (НК РК ст.66 п.1)

Налоговый счет является основанием для определения оборота предприятия и исчисления НДС, в связи с чем  к нему предъявляются все законные требования по оформлению и хранению первичного  документа, включающие в себя требования о заверении его подписями уполномоченных на то должностных лиц.

Закон о бухгалтерском учете в РК № 2732 от 26.12.95 года:

Статья 9:

1. Руководство или предприниматель определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия права подписи в зависимости от занимаемой лицом должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции.

[Гость Zhan_accdep]

Большое спасибо. По ходу попросили перевести нашего транслэйтора с употреблением везде слова "original documents":-)). И все получилось.

[POLIN]

Последний суд, в котором принимала участие, более чем поразил меня отсутствием должного уважения к нормам финансовой дисциплины  и бухгалтерскому учету, при ведении разбирательства в вопросах перехода права собственности. Не стану утверждать, что такое положение вещей повсеместно на территории нашей страны, но тем не менее, лично я с эту ситуацию два дня назад наблюдала.  А это – всегда вопрос налогов. Напоминаю всем финансистам, что никто еще не отменял данные нормы. Они существуют. Их следует придерживаться. Ими не следует пренебрегать.

Гражданский Кодекс РК. Статья 167. Доверенность

1. Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому лицу (поверенному).

2. Должна быть нотариально заверена доверенность на управление имуществом и на совершение сделок, требующих нотариального удостоверения, если иное не установлено законодательными актами.

3. К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:

1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальниками, заместителями по медицинской части, старшими и дежурными врачами этих госпиталей, санаториев и других военно-лечебных учреждений;

2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет государственных нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командирами (начальниками) этих частей, соединений, учреждений, заведений;

3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальниками мест лишения свободы;

4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные руководителем этого учреждения или соответствующего органа социальной защиты населения.

4. Доверенность на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной, на получение заработной платы и иных выплат от граждан и юридических лиц может быть удостоверена аппаратом акима района в городе, города районного значения, поселка, аула (села), аульного (сельского) округа где проживает доверитель, организацией, в которой он работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства, администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении, а также командованием соответствующих воинских частей, когда доверенность выдается военнослужащим. Доверенность, посылаемая по телеграфу, а также по другим видам связи, когда отправку документа осуществляет работник связи, удостоверяется органами связи.

5. Третьи лица вправе считать подлинной выданную для совершения действий в их отношении доверенность, направленную доверителем поверенному по факсимильной и иной связи, без посредства официальных органов связи.

6. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепляется печатью этой организации.

7. Доверенность от имени государственного органа, коммерческой и некоммерческой организации на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

8. Порядок выдачи и форма доверенностей на совершение операций в банке и доверенностей на совершение сделок в области торговли могут определяться специальными правилами.

Методические рекомендации о порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов и отпуска их по доверенности, утвержденные

приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов Республики Казахстан от 6 марта 1998 г. N 46

1. Данные методические рекомендации могут применяться всеми юридическими лицами и физическими лицами без образования юридического лица (далее - субъекты), занимающимися предпринимательской деятельностью независимо от форм собственности, при выдаче доверенностей на получение товарно-материальных запасов (далее - ТМЗ) и отпуск ТМЗ по доверенности*.

2. Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому лицу (поверенному) (ст. 167 Гражданского кодекса Республики Казахстан).

3. Минимальными требованиями к реквизитам доверенности являются: срок действия; наименование и почтовый адрес потребителя; наименование и почтовый адрес плательщика (если потребитель и плательщик являются одним лицом, то по строке "наименование плательщика" пишется "Он же"); расчетный счет; наименование банка плательщика; номер доверенности; дата выдачи; фамилия, имя и отчество поверенного; данные паспорта или другого документа, удостоверяющего личность поверенного; наименование поставщика; номер и дата накладной (другого заменяющего документа). Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, осуществляющим ведение бухгалтерского учета) и заверяется печатью.

Выдача доверенности с незаполненными реквизитами и без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не производится.

4. Субъекты могут использовать следующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата Республики Казахстан от 16.11.94 г. N 73 "Об утверждении альбома межведомственных форм первичной учетной документации":

а) типовая межведомственная форма N М-2 с корешком, на котором производятся записи по выдаче и использованию доверенности с соответствующими реквизитами;

б) типовая межведомственная форма N М-2а, которая предусматривает ведение заранее пронумерованного и прошнурованного Журнала учета выданных доверенностей (типовая межведомственная форма N М-З). Журнал учета выданных доверенностей хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей.

POLIN: приказом Министра финансов Республики Казахстан № 128 от 19.03 2004 года утверждены новые типовые формы первичных документов, в том числе:

Форма ТМЗ-1 «ДОВЕРЕННОСТЬ»- применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного организации  при получении товарно-материальных  запасов. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации, и выдает под расписку получателю.

Форма ТМЗ-1а «ДОВЕРЕННОСТЬ» - применяется организациями, у которых получение товарно-материальных запасов по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей производят в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей (форма ТМЗ-2). Журнал учета выданных доверенностей хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей.

Форма ТМЗ-2 «ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАННЫХ ДОВЕРЕННОСТЕЙ» - применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки в их получении. При использовании формы № ТМЗ-1- данные о выдаче и получении фиксируются в корешке доверенностей.

5. При выдаче доверенности следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению ТМЗ записывается на оборотной стороне доверенности тогда, когда в документе на отпуск (контракте и т.п.) не приведены наименования и количество ТМЗ, подлежащих получению.

Если ассортимент подлежащих получению ТМЗ велик или же однороден по наименованиям, но с большим разнообразием цен, запись может производиться в одну строчку с указанием общего количества и суммы.

В случаях, когда ТМЗ подлежат получению с одного склада, но по нескольким накладным (другим заменяющим документам) доверитель может выдать поверенному одну доверенность. При этом в ней указываются номера и даты выдачи всех накладных (других заменяющих документов). Если ТМЗ подлежат получению одним поверенным на нескольких складах, то выдаются отдельные доверенности для предъявления их на каждом складе.

6. Поверенное лицо на следующий день после каждого получения ТМЗ независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представляет в бухгалтерию (или лицу, осуществляющему ведение бухгалтерского учета) доверителя документы о выполнении поручений и о сдаче ТМЗ на склад или соответствующему материально ответственному лицу.

Поверенному лицу, которое не отчиталось в использовании доверенности по истечении срока, новые доверенности не выдаются.

7. Срок действия выдаваемой доверенности устанавливается субъектом.

8. Поверенный лично совершает действия, на которые он уполномочен доверителем. Он может передоверить их совершение другому лицу в случае, если уполномочен на это доверителем, либо вынужден передоверить совершение действий, на которое уполномочен другому лицу, в силу сложившихся обстоятельств для охраны интересов доверителя.

Срок действия доверенности, выданной по передоверию, устанавливается в пределах срока действия первоначальной доверенности.

9. При лишении поверенного прав на получение ТМЗ доверенность у такого лица изымается. При этом доверителю рекомендуется немедленно поставить в известность отправителя ТМЗ об аннулировании соответствующей доверенности.

10. Неиспользованные доверенности возвращаются доверителю на следующий день по истечении срока доверенности. При возвращении неиспользованной доверенности в Журнале учета выданных доверенностей или в корешке доверенности производится отметка "неиспользована" и хранится до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируются.

11. Доверенность независимо от срока действия передается отправителю при первом отпуске ТМЗ. Поверенный вместе с доверенностью предъявляет и указанный в доверенности документ, удостоверяющий личность.

12. При отпуске ТМЗ частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (другой заменяющий документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. При этом один экземпляр накладной (другого заменяющего документа) передается получателю ТМЗ. Второй прикладывается к оставшейся у отправителя доверенности и используется им для контроля за отпуском ТМЗ по доверенности. Третий - передается в бухгалтерию (лицу, осуществляющему ведение бухгалтерского учета).

По окончании отпуска ТМЗ доверенность сдается в бухгалтерию (или лицу, осуществляющему ведение бухгалтерского учета) вместе с документами на отпуск последней партии ТМЗ по доверенности.

13. Отпуск ТМЗ отправителем по доверенности не рекомендуется производить в случаях:

1) предъявления доверенности с незаполненными реквизитами;

2) предъявления доверенности с поправками и подчистками;

3) непредъявления документа, удостоверяющего личность лица, указанного в доверенности;

4) окончания срока, на который была выдана доверенность;

5) получения сообщения от субъекта, выдавшего доверенность об ее аннулировании;

6) прекращения деятельности (ликвидации, реорганизации) субъекта, от имени которого выдана доверенность, и другие.

14. Если субъект-отправитель имеет сложившиеся коммерческие отношения с другим субъектом-получателем, не требующие предъявления доверенности, отпуск ТМЗ может осуществляться без доверенности. В этом случае субъект-получатель сообщает отправителю образец своей печати (штампа). Материально ответственное лицо, получившее ТМЗ, скрепляет печатью свою подпись о получении названных ТМЗ на экземпляре накладной (другом заменяющем документе), которая остается у отправителя.

15. Субъекту рекомендуется определить лиц, которые обеспечивают:

1) контроль за соблюдением правил, устанавливающих порядок оформления, выдачи и регистрации доверенностей;

2) инструктаж лиц, которым выдается доверенность о порядке представления документов (накладных, других заменяющих документов) о выполнении поручений доверителя;

3) контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов (накладных, других заменяющих документов) в пределах срока действия доверенности;

4) своевременный контроль за возвратом неиспользованных доверенностей и другое.

* Настоящие методические рекомендации не распространяются на порядок получения грузов от транспортных организаций (железнодорожного, водного, автомобильного и воздушного транспорта).

POLIN: передача грузов от транспортных организаций осуществляется на основании товарно-транспортной накладной.

[POLIN]

Вопросы делопроизводства в РК регулируются в государственных учреждениях Приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33 О Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан.

Для частных структур таких документов на уровне государственного контроля не разработано. Но всеми рекомендательными книгами и брошюрами по делопроизводству описаны действия делопроизводителя, не противоречащие данному Приказу.

Предприятие ведет делопроизводство практически по нормам образца данного приказа, который фактически не претерпел никаких особых предоразований по сравнению с практикой ведения делопроизводства прошедшего 20-ти летия.

Предлагаю для ознакомления и руководства некоторые положения данного документа. Может кому будет полезно.

Параграф 1. Состав, классификация и унификация документов

9. Деятельность организации обеспечивается управленческой документацией, ее состав определяется компетенцией организации, порядком решения вопросов (на принципах единоличной распорядительной деятельности или коллегиальности), объемом и характером связей с другими организациями.

10. В целях решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности в организации создаются следующие документы:

1) организационно-правовые (уставы, положения, регламенты, инструкции, штатные расписания и другие);

2) распорядительные (постановления, приказы, распоряжения, решения и другие);

3) справочно-информационные (акты, договоры, докладные и объяснительные записки, заключения, отзывы, перечни, письма, сводки, соглашения, списки, справки и другие);

4) планово-отчетные (годовые, квартальные, месячные, индивидуальные, другие планы и отчеты);

5) подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение.

Организация в соответствии со спецификой работы издает и иные виды документов.

11. Распорядительный документ отменяется или изменяется распорядительным документом организации-автора или вышестоящего органа. Действие распорядительного документа может быть приостановлено в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

12. Проект документа, затрагивающего интересы других организаций, должен быть предварительно согласован с ними. Разногласия по проекту документа оформляются приложением или указываются в сопроводительном письме.

13. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов организации, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записей хода заседаний, стенограмм, аудио- или видеозаписей и прилагаемых к протоколу документов, подготовленных к заседанию (докладов, выступлений, справок, экспертных заключений, проектов постановлений или решений, явочных листов, списков приглашенных). Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях, предусмотренных регламентами коллегиальных органов организации, выступавший должен визировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на аудио- или видеокассету, то они прилагаются к протоколу.

14. В пределах своей компетенции организация осуществляет переписку с другими организациями и отдельными гражданами.

Документы, направленные по телефаксу, электронной почте, дополнительно отправляются адресату почтовой или фельдъегерской связью.

15. В целях определения правил составления, оформления различных документов, способов, форм и методов работы с ними проводится их классификация и унификация, которые повышают оперативность работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в текущем делопроизводстве и снижают объем документооборота.

Классификация документов проводится по видам (постановления, приказы, протоколы, письма, акты, докладные записки, договоры и другие документы), форме (индивидуальные, типовые), содержанию (простые, сложные), происхождению (официальные, личные), месту составления (внешние, внутренние), срокам хранения (постоянного, временного), степени ограничения доступа (особой важности, совершенно секретные, секретные, с пометой "Для служебного пользования").

16. Для классификации документов в организации составляется классификатор.

При разработке классификатора используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников, типовая (примерная) номенклатура дел, номенклатура дел организации, перечни документов с указанием сроков их хранения, описи дел постоянного хранения и дел по личному составу.

17. Унификация документов заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов документов, правил их составления и оформления. Типовые формы и трафаретные тексты документов, как правило, оформляются в виде сборника.

Параграф 2. Состав реквизитов документа

18. Реквизиты являются обязательными элементами оформления официального документа. Их состав и схема расположения определены Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (Приложение 3).

19. При изготовлении бланка письма (Приложение 4) используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения реквизитов:

1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания);

2) официальное наименование вышестоящего органа;

3) официальное наименование организации;

4) справочные данные об организации;

5) дата документа;

6) регистрационный номер документа;

7) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

8) адресат;

9) заголовок;

10) отметка о контроле.

20. При изготовлении бланков других видов документов, кроме письма (Приложение 5) используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения реквизитов:

1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания);

2) официальное наименование вышестоящего органа;

3) официальное наименование организации;

4) наименование вида документа;

5) место составления или издания документа;

6) дата документа;

7) регистрационный номер документа;

8) заголовок к тексту;

9) отметка о контроле.

Параграф 3. Требования к оформлению реквизитов документа

21. Государственный герб Республики Казахстан помещается на бланке документа в соответствии с законодательством о государственных символах Республики Казахстан и требованиями Государственного стандарта Республики Казахстан СТ РК 989-96 "Государственный герб Республики Казахстан. Технические требования".

22. Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации.

Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не помещается на бланке с изображением Государственного герба Республики Казахстан.

23. Официальное наименование организации-автора документа, официальное наименование ее вышестоящего органа должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими нормативными правовыми актами и/или учредительными документами организации.

Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда оно закреплено в соответствующих нормативных правовых актах или учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наименования.

Наименования филиала, представительства или структурного подразделения организации указываются в том случае, если они являются автором документа, и располагаются ниже наименования организации.

24. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, адрес электронной почты, номер банковского счета и, по усмотрению организации, другие сведения.

25. Наименование вида документа, издаваемого организацией, регламентируется законодательством Республики Казахстан, учредительными документами организации.

26. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Словесно-цифровой способ написания даты используется в документах, содержащих сведения финансового характера и определяющих права граждан, организаций, а также при ссылке на нормативные правовые акты. В остальных случаях применяется цифровой способ. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, отделенными от месяца точкой. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте документа, оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год.

27. Регистрационный номер документа состоит из собственного корреспондентского номера, индекса структурного подразделения-исполнителя и порядкового номера документа в регистрационной учетной форме. Регистрационный номер при отправке дополняется индексом дела по номенклатуре дел организации. На инициативных документах порядковый номер отделяется точкой.

Документ, переходящий на следующий год, незавершенный делопроизводством и требующий длительного срока исполнения, подлежит перерегистрации. Документу присваивается новый порядковый номер в регистрационной учетной форме, а прежний - заключается в круглые скобки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных в организациях-авторах, которые проставляются через косую черту (дробь) в порядке указания авторов документа.

28. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа дается в ответном документе.

29. Место составления или издания документа указывается при составлении всех видов документов, кроме письма.

30. Гриф (помета) ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу первого листа с указанием номера экземпляра.

31. При адресовании документа организации, структурным подразделениям их наименования указываются в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только фамилии и инициалов должностного лица.

Если документ адресуется в несколько однородных организаций, они указываются обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается один адресат.

При адресовании документа юридическому лицу может указываться почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указываются почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

32. Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (Приложение 6). Распорядительный документ составляется при необходимости дополнительных разъяснений и предписаний.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются в алфавитном порядке наименований организаций.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНЫ"), вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.

33. В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном бланке (фишке) с обязательным указанием (кроме фамилий исполнителей, содержания поручения, срока исполнения, подписи и даты) входящего регистрационного номера и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа).

34. Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать смысл текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту менее 10 строк и документу, выполненному на бланке формата А5, не составляется.

35. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами "Бакылау", "Контроль", "Бакылауга алынды", "Взято на контроль", литерами "Б", "К" и проставляется в верхней половине левого поля первого листа документа.

36. Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются просьбы, предложения, во второй приводятся обоснования, аргументы. В отдельных случаях в первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй решения, выводы, просьбы, рекомендации. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков выражаются именем существительным или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают на двух и более страницах, то графы таблицы нумеруются и на последующих страницах печатаются только их номера.

37. В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения.

При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их номера, наименования, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения.

В приложениях к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием порядкового номера приложения, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

38. Подпись документа включает наименование должности лица, подписавшего документ; официальные наименования структурного подразделения и организации (если документ оформлен не на бланке); личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия). При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии со служебной иерархией должностей. В документе, составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц, подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии. Документы коллегиальных органов организации (коллегий, советов и других) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись).

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его должности и фамилии. Не допускается проставление предлога "За", надписи от руки "Зам." или косой черты (дроби) перед наименованием должности.

Документ подписывается светостойкими чернилами. Не допускается подписание фломастером и авторучкой, заправленными улетучивающими чернилами.

39. Гриф согласования документа располагается в левом нижнем углу последнего листа документа и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", ("СОГЛАСОВАН", "СОГЛАСОВАНА", "СОГЛАСОВАНЫ"), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи и ее расшифровки, даты согласования. При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей грифы согласования располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии со служебной иерархией.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, то в грифе согласования указываются вид документа в творительном падеже, наименование организации, дата и номер документа.

Внешнее согласование документа с несколькими организациями может быть оформлено листом согласования (Приложение 7).

40. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, при необходимости - ответственными лицами финансовой, экономической и юридической служб. Виза включает в себя подпись визирующего, его расшифровку (инициал имени, фамилию), дату, при необходимости наименование должности визирующего. Замечания прилагаются к проекту документа и подписываются. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

41. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе (Приложение 8). Документы, исполненные не на бланке, подлежат заверению печатью организации. Документы, исполненные на бланке, печатью не заверяются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.

42. Отметка о заверении копии документа проставляется с целью придания ей юридической силы и включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись и ее расшифровку, печать организации, дату заверения.

43. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово "Исп.", фамилию, инициал имени (инициалы имени и отчества) исполнителя документа, номер его телефона и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

44. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего о его исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении), слово "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа или на его оборотной стороне.

45. Отметка о поступлении документа в организацию содержит номер входящего документа и проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

46. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла, код оператора, дату и другие поисковые данные, проставляемые в левом нижнем углу каждого листа документа.

Параграф 4. Требования к документам, изготовленным

с помощью печатающих средств

47. Текст документа на бланке формата А4 и А5 печатается при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Arial или Times New Roman через один межстрочный интервал. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочный интервал могут быть иными.

Текст документа, подготавливаемый к изданию, печатается через два межстрочных интервала.

На пишущей машинке текст документа на бланке формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланке формата А5 - через один межстрочный интервал.

48. При печатании текста документа после знаков препинания оставляется пробел. Пробел не оставляется после точек, отделяющих элементы даты документа, оформленной цифровым способом.

49. Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. В реквизитах "адресат", "гриф утверждения" и "гриф согласования" адрес, слова "УТВЕРЖДАЮ" ("УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ", "УТВЕРЖДЕН"), "СОГЛАСОВАНО" ("СОГЛАСОВАН", "СОГЛАСОВАНА", "СОГЛАСОВАНЫ") отделяются от других составных элементов двумя (на печатающих устройствах компьютерной техники) и полутора (на пишущей машинке) межстрочными интервалами.

50. При оформлении документа с нулевой отметки от левой границы текстового поля печатаются:

1) официальное наименование вышестоящего органа;

2) официальное наименование организации;

3) место составления или издания документа;

4) отметка о наличии приложения;

5) подпись;

6) гриф согласования;

7) визы согласования;

8) отметка об исполнителе;

9) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

10) идентификатор электронной копии документа.

Подобным образом располагаются в тексте слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ" и так далее.

Наименование вида документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту выравниваются по центру.

Начало первой строки текста документа печатается с абзаца. Абзац начинается после пяти печатных знаков от левой границы текстового поля.

На правой стороне текстового поля печатаются:

1) дата документа;

2) гриф ограничения доступа к документу;

3) адресат;

4) гриф утверждения.

Начало и завершение печатания остальных реквизитов, а также реквизитов документа, оформленного на бланке, определяются установленными зонами их расположения на бланке документа.

51. При оформлении документа, разработанного двумя и более организациями (совместный приказ, совместное решение, совместное письмо), бланк не используется. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, официальные наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, официальные наименования располагаются в соответствии с убыванием иерархии организаций. Документ, разработанный несколькими организациями, в обязательном порядке подлежит заверению печатями организаций.

52. Языком делопроизводства является государственный язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан "О языках в Республике Казахстан", применяются и другие языки. Документ на государственном языке и создаваемый одновременно аутентичный документ на другом языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами:

1) датой;

2) регистрационным номером;

3) грифом ограничения доступа;

4) грифом утверждения;

5) отметкой о наличии приложения;

6) подписью одного и того же должностного лица;

7) грифом согласования;

8) визами согласования;

9) отметкой об исполнителе;

10) печатью.

53. При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Листы приложений к распорядительному документу и сопроводительному письму нумеруются отдельно. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания.

54. Допускается печатание документа, кроме распорядительного, с использованием оборотной стороны листа.

[POLIN]

Параграф 4. Порядок работы с внутренними документами

69. К внутренним относятся документы, не выходящие за пределы организации.

70. Подготовка внутренних документов осуществляется в порядке, предусмотренном для исходящих документов.

71. После подписания (утверждения) руководителем организации документ с отметкой в регистрационной учетной форме передается в соответствующее структурное подразделение (должностному лицу).

72. Передача документа внутри организации осуществляется документационной службой (должностным лицом).

Параграф 5. Порядок регистрации документов

73. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения, использования в информационно-справочных целях.

74. При регистрации документа и его приложений проставляется регистрационный номер и вносятся исходные данные в регистрационную учетную форму.

75. Документы регистрируются в организации один раз: входящие - в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания (утверждения). Исключение составляют документы, переходящие на следующий год, незавершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения, которые подлежат перерегистрации.

Регистрация документов производится в пределах групп документов в соответствии с видом, автором и содержанием документа. Отдельно могут регистрироваться приказы (распоряжения) по основной деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу, решения вышестоящего органа.

76. Регистрация документов осуществляется централизованно документационной службой (должностным лицом). Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационной учетной форме инициативных документов, документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Параграф 6. Формы регистрации документов

77. Применяются следующие регистрационные учетные формы: карточная, журнальная и база данных в автоматизированной информационной системе.

78. В организациях с объемом документооборота свыше 600 документов в год регистрация производится на регистрационно-контрольных карточках или карточках электронных данных в автоматизированной информационной системе (Приложение 10).

Допускается введение дополнительных реквизитов в регистрационно-контрольную карточку (карточку электронных данных в автоматизированной информационной системе).

79. Из регистрационно-контрольных карточек документационной службой (должностным лицом) формируется контрольно-справочная картотека, состоящая из двух разделов. В первом разделе карточки систематизируются по срокам исполнения документов. После исполнения документов карточки перемещаются во второй раздел картотеки, где систематизируются по корреспондентам, структурным подразделениям, исполнителям.

По усмотрению организации формируются справочные, тематические, по обращениям граждан и другие картотеки.

80. Журнальная форма регистрации (Приложение 11) используется в организации с объемом документооборота менее 600 документов в год.

81. Поля записи базы данных автоматизированной информационной системы должны полностью отвечать параметрам последующего оперативного поиска данных.

[Гость Valya]

Подскажите, как вести учет ИП? ПонятноЮ что согласно СБУ 23, а надо ли собирать оригиналы счетов, накладные и кассовые чеки на рассходы?

[POLIN]

 Вроде бы я на такой вопрос уже ответила....

Вот тут

или с ума я сошла.... что ли....  

[Гость NEZNAIKA2]

Да нет, нет. Вы, Polin, хорошая...

[Гость derunusya]

Здравствуйте Polin, и все участники форума. Хотелось бы узнать как и когда сдавать форму по КПН у недавно созданного ТОО (первичные и квартальные декларации сдаем вовремя) но честно говоря незнаю с чего начать форму по КПН. Т.е как правильно рассчитать предполагаемый доход или вносить цифры с 701 счета? В общем подскажите плииииз! Хотя в принципе у нас пока расходов больше………..

[POLIN]

Так тяжело читать изумрудный шрифт....

Это будет Ваш первый расчет? Сколько Вы уже работаете? Почему налоговая не требует авансовый расчет? Сколько времени это уже продолжается?