Делопроизводство

[Гость Petro]

Как правильно регистрировать договора?

Как вести журнал? Сколько их должно быть? С какого момента идет нумерация?

[Гость Гвоздика]

В данном вопросе свобода юридического творчества...Я, например, веду реестр договоров в е-версии, и не надо никаких журналов. Нумерация также произвольна, можно увязывать номер договора с датой его заключения, указывать сокращенное название (заглавные буквы) фирмы и т.п. Сделайте это красиво.

Я думаю, как юрист, вы не должны грузиться на эту тему.

[Гость Айсулу]

Целесообразно завести отдельный журнал для учета заключенных договоров.  Журнал должен начинаться с 1 января и заканчиваться 31 декабря соответствующего года. В журналу необходимо отмечать предмет договора, дату подписания договора, срок его действия, кем подписан и кто отвечает за его исполнение. Это удобно и отпадает необходимость каждый раз просматривать сам договор.

[Гость Мери]

Могу поделиться опытом.

Наш журнал ведется с  января  текущего года. В нем указаны: дата регистрации договора в юр. отедле, номер договора, дата его заключения, наименования сторон договора, предмет договора, сроки оплаты по договору. В связи с тем, что наша контора имеет несколько филиалов по Казахстану, номера договоров привязаны к названию города, в котором расположен филиал, например 5ПВ (пятый договор в городе Павлодаре).

Так что, здесь действительно, все зависит только от Вашего желания и фантазии. Желаю успеха!

[Гость Баядинова]

хотелось бы добавить к сказанному Айсулу,

журнал регистрации договоров не обязательно заводить на каждый год. если у Вас маленьыирма, то такой журнал можно завести на Nое количество лет, только необходимо по завершению одного года начинать нумерацию заново, и разграничивайте года с новой страницы...

Ирина...

[Гость MIR@CLE]

Каждая компания решает этот вопрос для себя по-разному.

Относительно нумерации поступали следующим образом: договору, заключенному, к примеру 15 января 2003 года присваивался номер: 15/01-03 (точно по дате заключения). Таким образом был решен вопрос с проблемой, когда договора заключаются задним числом и при этом имеют более позднюю нумерацию (если нумеровать договора по-порядку). Если же в этот день заключалось несколько договоров, просто добавлялась дополнительная нуумерация: 15/01-03/1. При кажущейся нагроможденности было очень удобно.

Касательно журнала учета контрактов: вели электронный журнал, в который вносилась уже упомянутая другими юристами информация: дата заключения, дата окончания, номер договора, контрагент, краткое содержание, сумма контракта (с указанием валюты платежа), наличие доп.соглашений и даты их заключения, примечания. Такой файл ежемесячно направлялся всем юристам, в бухгалтерию (которая его безумно любила), топ-менеджменту. И все были довольны.  

[Гость Ольга Г.]

привет

[Гость Марони]

Относительно нумерации поступали следующим образом: договору, заключенному, к примеру 15 января 2003 года присваивался номер: 15/01-03 (точно по дате заключения). Таким образом был решен вопрос с проблемой, когда договора заключаются задним числом и при этом имеют более позднюю нумерацию (если нумеровать договора по-порядку). Если же в этот день заключалось несколько договоров, просто добавлялась дополнительная нуумерация: 15/01-03/1.

А что если к договорам, заключаемым задним числом, добавлять дополнительную нумерацию?

Может быть просто нумеровать: 1, 2, 3, 4... ?

[Гость MIR@CLE]

А что если к договорам, заключаемым задним числом, добавлять дополнительную нумерацию?

Может быть просто нумеровать: 1, 2, 3, 4... ?

В принципе, большой беды нет, если вести простую нумерацию: 1, 2, 3, 4... по мере поступления контрактов. Только может случиться, что контракт №1 будет от 01.04.2005, №2 - от 17.04.2005, а, к примеру №6 - от 05.01.2005г.

Разумеется, это уголовно не наказывается, но со свойственным мне перфекционизмом хотелось избежать любых недоразумений на этот счет.

В нынешней компании я пришла уже на готовую нумерацию - именно такую: 67, 68, 69... Пришлось продолжать в том же духе. Пока проблем не было.    

[Гость Марони]

Только может случиться, что контракт №1 будет от 01.04.2005, №2 - от 17.04.2005, а, к примеру №6 - от 05.01.2005г.

И почему же это может случиться?  

[Гость MIR@CLE]

И почему же это может случиться?  

Потому что, возможно, Ваша компания и отличается наличием порядка в отделе снабжения или административном.  

А в нашей психушке время от времени возникают ситуации, когда договор надо датировать задним числом (и такие ситуации случаются достаточно часто).  

Вот и приходится изголяться.

[Гость Марони]

такая нумерация и нужна, чтобы "задних чисел" не было!

Раньше регистрацией договоров занимались юристы. А потом я написала служебку Председателю о том, что нам это не удобно, т.к. часть договоров проходит мимо нас. Пусть этим занимается бухгалтерия, и вот теперь это их проблема. Можно, кстати завести журналы регистрации договоров на каждый отдел, если компания крупная.