Передача в государственный архив документов, по уволенным работникам?

[Валерия]

Здравствуйте уважаемые юристы!

Подскажите кто сталкивался с передачей персональных данных по ст.23 п.2 пп.16, подтверждающих трудовую деятельность уволившихся работников, в государственный архив. В течение какого времени после увольнения работника, нужно сдавать документы в архив, и какие именно? И вообще обязательно ли?

Буду очень благодарна за помощь.

[kazburzhui]

Здравствуйте уважаемые юристы!

Подскажите кто сталкивался с передачей персональных данных по ст.23 п.2 пп.16, подтверждающих трудовую деятельность уволившихся работников, в государственный архив. В течение какого времени после увольнения работника, нужно сдавать документы в архив, и какие именно? И вообще обязательно ли?

Буду очень благодарна за помощь.

Вам надо будет связаться с архивом по месту регистрации, там вам все подробно растолкуют и выдадут перечень необходимых документов.

Есть какой то приказ от 98 года где в обязанности работодателя вменяется сдача определенных документов в архив. Также с архивом надо будет заключить договор, утвердить комиссию по сдаче-приемке, утвердить бланк компании и т.д и т.п. короче.

Сделайте первый шаг а там дальше закрутиться. :smile:

[Валерия]

Вам надо будет связаться с архивом по месту регистрации, там вам все подробно растолкуют и выдадут перечень необходимых документов.

Есть какой то приказ от 98 года где в обязанности работодателя вменяется сдача определенных документов в архив. Также с архивом надо будет заключить договор, утвердить комиссию по сдаче-приемке, утвердить бланк компании и т.д и т.п. короче.

Сделайте первый шаг а там дальше закрутиться.

Спасибо за совет.

[Валерия]

Есть еще какие-либо мнения по данному вопросу?

[Валерия]

up

[BORO]

Все же обратитесь в архив. Его работники за плату помогут отсортировать и подготовить документы к архивации. Если будете делать это сами, то есть риск получить отказ от приема док-тов в архив из-за неправильного оформления дел.

[Валерия]

Все же обратитесь в архив. Его работники за плату помогут отсортировать и подготовить документы к архивации. Если будете делать это сами, то есть риск получить отказ от приема док-тов в архив из-за неправильного оформления дел.

За отдельную плату то это само собой разумеется. Но меня больше интересует кто-нибудь на практике с этим сталкивался или нет? И какие последствия ждут работодателя если он не сдает эти документы в архив?

[Валерия]

up

[БекАС]

Но меня больше интересует кто-нибудь на практике с этим сталкивался или нет?

было дело

если архив не ведомственный , то есть архив предприятия без госучастия , то обязанности передавать на постоянное хранение в госархив нет (если отсутствует договор , где такая обязанность прописана и предприятие не состоит в списках архивхов пополнения Национального архивного фонда) . надо определить категорию ваших документов - постоянного хранения или с определенным сроком хранения.

[Толеген Шаиков]

пробовали. знаем. там такие требования, как будто это нам больше надо, а не им. лучше заранее уточните их и если есть желание выполняйте. не слышал чтобы кого то наказали за несдачу доков в архив.

[Валерия]

Спасибо за участие.

Кто-нибудь еще сталкивался с таким?

[Валерия]

Я жду Ваших мнений!!!

[kazburzhui]

Я жду Ваших мнений!!!

У меня они кончились. :clap:

[Валерия]

У меня они кончились.

kazburzhui за участие в моих темах, видимо больше никто не хочет делиться своими мнениями

[Гость Директор по кадрам]

Тема на мой взгляд весьма актуальная и незаслуженно затёртая в череде текущих, одномоментных проблем. В силу большой загруженности другими вопросами (Во сказал! Ну, удивил народ :) ) я пока ещё сам только начал разбираться в этой проблеме, и поэтому не претендую на глубину мыслей, однако картина лично для меня вырисовывается примерно следующая:

- люди сейчас легко меняют место работы, в том числе и возвращаясь на одно и тоже предприятие по нескольку раз;

- в связи с этим в кадровых подразделениях накапливается масса личных дел уволенных сотрудников, в том числе и связанных с перемещениями внутри холдинга (между различными дочерними ТОО);

- что делать с этой горой бумаг, хранить? Но что именно и какой период времени?;

- прямых ответов на этот вопрос нет;

- есть только требование ТК о выдаче обратившимся, бывшим работникам, документов подтверждающих их трудовой стаж на предприятии;

- значит данные о трудовом стаже уволенных работников можно хранить и в электронном виде? Что гораздо удобнее...

- на всякий случай мы всё же сдаём в свой собственный архив заполненную Т2 и ТД с допсоглашениями к нему, все остальные бумаги (копии подлинников, медсправки, заявления и другие бумаги из личных дел уволенных работников) не имеют вообще никакого значения;

- но даже храня минимум документов из личного дела, всё равно их накапливается со временем очень большое количество.

Спрашивается, кому они вообще нужны?

Ведь как я понимаю, трудовой стаж после 1 января 1998 года уже никого не интересует, всё фиксируется в пенсионных накоплениях. Так значит и смысла в хранении документов уволенных работников тоже нет, если есть зафиксированная информация об их трудовом стаже?

Буду рад услышать мнения всех специалистов заинтересованных в решении данного вопроса.

[Алибек Бегдесенов]

Ведь как я понимаю, трудовой стаж после 1 января 1998 года уже никого не интересует, всё фиксируется в пенсионных накоплениях. Так значит и смысла в хранении документов уволенных работников тоже нет, если есть зафиксированная информация об их трудовом стаже?

Буду рад услышать мнения всех специалистов заинтересованных в решении данного вопроса.

Директор по кадрам, Вы правы, что после 1 января 1998 года трудовой стаж уже не имеет значения для начисления пенсии, так как теперь уже размер пенсии зависит от размера накопленных пенсионных отчислений.

Однако хранить документы, думаю, надо на сотрудников, у которых есть стаж до 1 января 1998 года, а наши родители все входят в эту категорию. Думаю со временем по мере вымирания старого поколоения эта норма о хранении документов сотрудников станет неактуальной.

[Гость Директор по кадрам]

Директор по кадрам, Вы правы, что после 1 января 1998 года трудовой стаж уже не имеет значения для начисления пенсии, так как теперь уже размер пенсии зависит от размера накопленных пенсионных отчислений.

Однако хранить документы, думаю, надо на сотрудников, у которых есть стаж до 1 января 1998 года, а наши родители все входят в эту категорию. Думаю со временем по мере вымирания старого поколоения эта норма о хранении документов сотрудников станет неактуальной.

Нашему холдингу (частный случай) чуть больше 10 лет, поэтому у нас нет приказов подтверждающих трудовой стаж до 1 января 1998 года, исходя из этого нет необходимости передавать приказы по личному составу на хранение в госархивы. Однако сам вопрос о взаимодействии с госархивами актуален, поэтому предлагаю продолжить обсуждение данного вопроса здесь. Что скажет Форум по поводу формирования внутренних архивов в частных компаниях и порядок их взаимодействия с госархивами?

[Алибек Бегдесенов]

Нашему холдингу (частный случай) чуть больше 10 лет, поэтому у нас нет приказов подтверждающих трудовой стаж до 1 января 1998 года, исходя из этого нет необходимости передавать приказы по личному составу на хранение в госархивы. Однако сам вопрос о взаимодействии с госархивами актуален, поэтому предлагаю продолжить обсуждение данного вопроса здесь. Что скажет Форум по поводу формирования внутренних архивов в частных компаниях и порядок их взаимодействия с госархивами?

Большинство частных компаний, созданных в прошедшее десятилетие, абсолютно не сотрудничают с государственными архивами. Хотя Трудовым Кодексом предусмотрено сдача документов с госархив по уволенным сотрудникам, на практике эта норма практически не работает. И какой-либо ответственности за нарушение этой нормы Трудового Кодекса не предусмотрено.

[Jasmine]

Директор по кадрам, Вы правы, что после 1 января 1998 года трудовой стаж уже не имеет значения для начисления пенсии, так как теперь уже размер пенсии зависит от размера накопленных пенсионных отчислений.

Однако хранить документы, думаю, надо на сотрудников, у которых есть стаж до 1 января 1998 года, а наши родители все входят в эту категорию. Думаю со временем по мере вымирания старого поколоения эта норма о хранении документов сотрудников станет неактуальной.

имхо, подвтерждение трудового стажа может понадобиться не только для начисления пенсии, но также и для нового работодателя, если вдруг работник утерял трудовую книжку, а компания - экс - работодатель перестал существовать...

[Гость Директор по кадрам]

имхо, подвтерждение трудового стажа может понадобиться не только для начисления пенсии, но также и для нового работодателя, если вдруг работник утерял трудовую книжку, а компания - экс - работодатель перестал существовать...

Для этого достаточно иметь электронную базу данных по кадрам (персоналу) или какой-то сводный документ, который будет занимать несколько листов текста: ФИО, организация (для холдинга), подразделение, должность, дата и номер приказа о приёме, дата и номер приказа о переводе на другую (-ие) должность (-и), дата и номер приказа об увольнении (расторжении трудового договора).

Кто ещё подскажет, что может понадобиться из бумаг, входящих в личное дело работника, в будущем? Я, лично, пока таковых не вижу. Ну, в течение года можно и всё дело хранить, например, для возмещения нанесённого материального ущерба в судебном порядке. А ещё для чего?

[Гость Директор по кадрам]

Для тех кто заинтересован в решении данной проблемы, хочу сообщить дополнительный источник информации.

В справочнике "Труд, зарплата, пенсия в Казахстане" №6 (162) от 14.02.2009 года, на страницах 13-18 размещена статья под заголовком "Как сдать документы в государственный архив". В заключительных двух абзацах этой статьи сказано:

"Сроки передачи документов негосударственной организации по личному составу, заголовки которых включены в разделы описей дел постоянного хранения, определяются договором между негосударственной организацией и соответствующим государственным архивом о передаче государству прав собственности на документы.

Остальные категории документов по личному составу подлежат хранению в ведомственном (частном) архиве организации до истечения сроков их хранения (от 5 до 75 лет).

[Guka]

Для этого достаточно иметь электронную базу данных по кадрам (персоналу) или какой-то сводный документ, который будет занимать несколько листов текста: ФИО, организация (для холдинга), подразделение, должность, дата и номер приказа о приёме, дата и номер приказа о переводе на другую (-ие) должность (-и), дата и номер приказа об увольнении (расторжении трудового договора).

Кто ещё подскажет, что может понадобиться из бумаг, входящих в личное дело работника, в будущем? Я, лично, пока таковых не вижу. Ну, в течение года можно и всё дело хранить, например, для возмещения нанесённого материального ущерба в судебном порядке. А ещё для чего?

Добрый вечер,

может поздно, а может нет, но хотелось бы выразить свое мнение.

В любом случае если это все предусмотрено законодательством, то минимум после 3-5 лет существования предприятия, желательно создать свой ведомственный архив для соответствующего хранения документов относящихся не только к персоналу, но и к остальной - финансовой и производственной деятельности предприятия, такие как расчетные листы и иные документы которые по фин.части подлежат к передачи в гос.архив, производственные приказы и т.д. и т.п.

Но до создания вед.архива необходимо создать номенклатуры дел, создать перечень документов со сроком хранение и т.д согласно типовым правилам, которые можно раздобыть в делопроизводстве РК.

Ведь согласитесь коллеги, мы создаем историю предприятия, региона, ну и Страны нашей.

Ну как уже было сказано выше, по индивидуальным предприятиям лучше обратиться в территориальный гос.архив за консультациями и помощью (ну это так-для подсобки).

[Гость Директор по кадрам]

Ведомственный архив по любому должен быть создан на предприятии, это не обсуждается. Вопрос вот в чём, что именно в архиве и сколько лет надо хранить, касательно документов по личному составу? Есть норма в 75 лет, но кто-нибудь себе представляет эту гору, без преувеличения документов? Раньше, люди редко меняли место работы, так было принято, и для этого существовали определённые материальные стимулы. Сейчас, в условиях рыночной экономики, движение кадров весьма существенное. Не рассматривая причины частого приёма-увольнения работников, давайте просто подсчитаем. Средний процент текучести кадров равен 5 (из практики). 5х12=60, при численности предприятия, допустим, в 3000 человек, за год будет уволено больше 1500 работников. 1500х10 лет работы предприятия=15000. За 20 = 30000. В стандартную коробку из под офисной бумаги (5 пачек по 500 листов) входит около 50 личных дел уволенных работников. 30000/50=600 коробок. А если хранить документы 75 лет? А если учесть ещё и другие документы предприятия (бухгалтерские, финансовые, технические и тд.) + приказы по личному составу, производственные приказы, приказы по кадрам... Каков же тогда должен быть ведомственный архив?

Я лично так понимаю, лучше погорбатиться и сделать алфавитные списки уволенных работников с указанием их трудового стажа: кем и когда принят, основание, кем и когда переводился, основание, когда был уволен, основание. Такие списки займут не более 5% места от того, что было перечисленно выше. А личные дела со всем что в них находится, хранить, предположим 3 года. ИМХО этого будет достаточно. Ну для подстраховки карточки Т-2 также поалфавитно сшить и хранить 5-10 лет. Пока не будут разработаны иные методы хранения информации о трудовой деятельности работников, например в электронном виде с подписями ответственных лиц в цифровом виде. Вот такие данные госархивы будут принимать легко :)

[Валерия]

Ведомственный архив по любому должен быть создан на предприятии, это не обсуждается. Вопрос вот в чём, что именно в архиве и сколько лет надо хранить, касательно документов по личному составу? Есть норма в 75 лет, но кто-нибудь себе представляет эту гору, без преувеличения документов? Раньше, люди редко меняли место работы, так было принято, и для этого существовали определённые материальные стимулы. Сейчас, в условиях рыночной экономики, движение кадров весьма существенное. Не рассматривая причины частого приёма-увольнения работников, давайте просто подсчитаем. Средний процент текучести кадров равен 5 (из практики). 5х12=60, при численности предприятия, допустим, в 3000 человек, за год будет уволено больше 1500 работников. 1500х10 лет работы предприятия=15000. За 20 = 30000. В стандартную коробку из под офисной бумаги (5 пачек по 500 листов) входит около 50 личных дел уволенных работников. 30000/50=600 коробок. А если хранить документы 75 лет? А если учесть ещё и другие документы предприятия (бухгалтерские, финансовые, технические и тд.) + приказы по личному составу, производственные приказы, приказы по кадрам... Каков же тогда должен быть ведомственный архив?

Я лично так понимаю, лучше погорбатиться и сделать алфавитные списки уволенных работников с указанием их трудового стажа: кем и когда принят, основание, кем и когда переводился, основание, когда был уволен, основание. Такие списки займут не более 5% места от того, что было перечисленно выше. А личные дела со всем что в них находится, хранить, предположим 3 года. ИМХО этого будет достаточно. Ну для подстраховки карточки Т-2 также поалфавитно сшить и хранить 5-10 лет. Пока не будут разработаны иные методы хранения информации о трудовой деятельности работников, например в электронном виде с подписями ответственных лиц в цифровом виде. Вот такие данные госархивы будут принимать легко :)

Поддерживаю Вашу точку зрению. Очень интересная и практичная идея.

Изменено 6 Ноября 2009 пользователем Валерия

[Гость Директор по кадрам]

Спасибо, коллега! ;)

Только тот, кто реально столкнулся с данной проблемой, по настоящему заинтересован в её быстрейшем разрешении.

P.S. Я так побыстрому прикинул и получилось, что только для хранения личных дел за 20 лет (при списочном составе работников в 3000 чел.) нужна комната в 400 кв. метров забитая коробками до потолка!