Способы защиты договора от подделки

[Сакура]

Актуально:

Какой из четырех перечисленных способов защиты договоров от подделки используется у Вас на предприятии, возможны ли альтернативные методы?

Способы защиты договора от подделки

Журнал: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Номер журнала: Современные технологии делопроизводства и документооборота №3, 2011

Год: 2011

Рубрика: Специальные системы делопроизводства

Автор: Е.Г. Юсипова, заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член «Гильдии Управляющих Документацией»

Тема: Секретариат

Как защитить договор от недобросовестных контрагентов? Существует несколько эффективных способов защиты. Поскольку использование различных способов защиты договоров от подделок подразумевает и дополнительные расходы, то постараемся проанализировать вышеуказанные способы и оценить их.

Способы защиты договора

Использование различных способов защиты договоров от недобросовестных контрагентов, конечно же, защитит вашу компанию от многих непредвиденных ситуаций, возникающих при работе с договорами.

Например, нелегко заметить замену одной или нескольких страниц договора, а ведь это может быть сделано умышленно. Иногда при пересылке договора просто может затеряться одна страница, и только используя парафирование страниц (с указанием номера листа и общего количества листов в договоре) легко обнаружить отсутствие одного или нескольких листов договора.

Посмотрим, какие же способы защиты существуют.

Использование фирменных бланков с защитными свойствами

В настоящее время очень интенсивно создаются все новые средства защиты, основанные на последних достижениях в различных областях физики, химии, микроэлектроники, полиграфии и др., что существенно расширяет возможности предохранения документов от подделки. Сегодня в мировой практике используется многоуровневая система защиты, сочетающая в себе широкий спектр разнообразных способов и средств.

Изготовление фирменных бланков с различной степенью защиты позволяет заказчику сформировать собственный оригинальный и изысканный стиль с использованием индивидуальных водяных знаков на бумаге (в случае необходимости). Причем эта бумага пригодна для печати на принтерах, для использования в копировальной технике.

________________________________________

На заметку!

Способов защиты от подделки чрезвычайно много, и их число растет с каждым годом.

________________________________________

С использованием фирменной бумаги заменить страницу в договоре становится практически невозможно. Однако использование фирменной бумаги с защитными свойствами предполагает дополнительные расходы, которые может позволить себе далеко не каждая компания. Использовать этот способ защиты или нет, должно решить руководство компании, оценив все риски.

Парафирование и визирование

Практика парафирования пришла к нам из международного права.

Парафирование является формой подтверждения согласия с выработанным в результате переговоров текстом документа путем нанесения представителями сторон своих подписей на каждой его странице.

________________________________________

Рекомендуем!

В Положении о договорной работе целесообразно предусмотреть те виды договоров, которые должны парафироваться лицом, подписывающим его.

________________________________________

Во многих компаниях парафирование каждой страницы договора (контракта) тем лицом, которое его подписывает, применяется к отдельным видам договоров. Это обусловлено тем, что ни один из руководителей не сможет парафировать все страницы всех заключаемых договоров (контрактов). Это и понятно, объять необъятное невозможно.

Здесь можно рекомендовать парафировать страницы всех международных контрактов, договоров, заключаемых на определенную сумму, например все договоры на сумму свыше 3 000 000 рублей, а также те договоры, в которых парафирование каждой страницы предусмотрено контрагентом.

Дополнительное условие о парафировании каждой страницы договора может быть прописано в самом тексте договора в разделе «Дополнительные условия» и предусмотрено в колонтитуле каждой страницы договора. В остальных случаях возможно визирование листов договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в организационно-распорядительных документах организации.

________________________________________

Словарь

Парафирование международного договора - подтверждение аутентичности текста договора инициалами уполномоченных договаривающихся государств; свидетельствует, что данный текст является окончательным. Может относиться как ко всему договору, так и к отдельным его статьям.

________________________________________

Такое право может быть предоставлено начальнику юридической службы или начальнику отдела документооборота. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:

• название организации;

• номер листа договора из общего числа листов, например «Лист № 8 из 12 листов»;

• подпись уполномоченного работника.

Штамп для визирования проставляется на оборотной стороне каждого листа договора. Парафирование каждой страницы договора занимает много времени у руководителя, но и визирование каждой страницы договора уполномоченным лицом также является достаточно трудоемким процессом, так как сначала проставляется штамп на обороте каждой страницы договора, а затем каждую страницу всех экземпляров договора визирует уполномоченное лицо.

________________________________________

Важно знать!

Если парафирование подразумевает наличие подписей каждой из сторон на каждом листе, то визирование может быть односторонним, это защитит интересы именно вашего предприятия. Контрагенты, как правило, принимают одностороннее визирование каждой страницы договора.

________________________________________

Прошивание договора

Прошивание договора может осуществляться с левой стороны каждой страницы договора, по центру, так называемое «на две дырки», при использовании такого способа левое поле должно быть не менее 3,5 см. Данный способ используется для объемных документов.

Второй способ прошивания текста договора осуществляется в правом верхнем углу, так называемое «на одну дырку» или «угловой способ». Обычно такой способ используется, если документ не объемный.

Рассмотрим, как технически выполняется прошивание «угловым способом».

Перед направлением договора на подпись руководителю предприятия (уполномоченному лицу) он должен быть прошит, для прошивания используют ленту (либо прочные нитки, специальный тонкий шнур):

• в правом верхнем углу (оборотная сторона последнего листа договора) необходимо проделать отверстие дыроколом таким образом, чтобы оно не захватило текста договора;

• взять ленту, примерно 40 см, сложить ее пополам и продеть в приготовленное отверстие с той стороны, на которой будет сделана заверительная надпись, затем оставшиеся концы нити продеть в петлю нити, которая находится с другой стороны таким образом, чтобы получился узелок;

• на хвостики нити приклеить бумажный квадрат (прямоугольник), который по диагонали больше диаметра круглой печати; бумажный квадрат (прямоугольник) должен содержать следующую надпись: «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью____листов». Количество листов указывается не только в цифрах, но и прописью;

• количество скрепленных листов заверяется подписью лиц, подписавших договор, при этом бумажный квадрат может содержать информацию о подписантах с каждой стороны:

От Исполнителя: директор А.К. Корискин;

От Заказчика: генеральный директор О.К. Лубин.

• подписи проставляются от каждой стороны с захватом части квадрата;

• сверху ставят печать каждой организации с захватом части квадрата и подписи.

________________________________________

Важно знать!

Как правило, на практике в организациях используется несколько способов защиты договоров.

________________________________________

Именно такое расположение оттисков печатей и подписей помогает избежать подделки документов. Прошивание договоров способом «на две дырки» выполняется работниками, как правило, без проблем, и дополнительных вопросов не вызывает.

Проставление штампа

Защитить договор от подделок также можно проставлением специально изготовленного штампа (без подписи и указания листов), с эмблемой и наименованием организации, на оборотной стороне каждого листа договора. Данный вариант не фиксирует количество листов в договоре, но на проставление штампа тратится гораздо меньше времени, чем во втором способе. И даже этот способ обеспечивает вам хоть и примитивную, но все же защиту от подделки документа.

Какой способ защиты договора выбрать?

Следует заметить, что первый из предложенных способов является наиболее дорогостоящим для организации. Второй способ достаточно трудоемкий. При использовании третьего способа защиты договоров следует иметь в виду, что прошивание также является достаточно трудоемким процессом, особенно при наличии большого количества договоров в организации, и требует дополнительных трудозатрат, а значит, и дополнительных расходов. Все это необходимо учитывать при выборе одного из способов.

Из четырех перечисленных способов защиты договоров от подделки вы можете выбирать любой, и не только один. На практике в организациях, как правило, используется не один способ. При этом выбор любого из способов должен быть закреплен в Положении о договорной работе.

Сделаем одну оговорку. Использовать вышеперечисленные способы защиты договоров вы сможете только в том случае, если сделки заключаются в письменной форме в виде одного документа на бумажном носителе. В последнее время значительно возросло количество сделок, заключаемых в электронном виде, на которые данные способы защиты не распространяются.

Е.Г. Юсипова,

заместитель начальника правового управления,

начальник договорного отдела фармацевтической компании,

член «Гильдии Управляющих Документацией»

[ШАРАМЫГА]

есть еще один способ, очень быстрый и совсем не дорогостоящий.

заключается он в следующем, договор после подптсания и проставления печати раскрывается в виде веера (листы понемногу смещаются) и вот когда все листы будут примерно на одном расстоянии на данные края проставляется печать предприятия, получается что каждый лист имеет часть печати, и при совмещении всех листов в нужном порядке будет виден оттиск печати, замена какого либо листа полностью исключена так как просто не реально будет подобрать определенную часть печати да еще и под определенным углом.

[Сакура]

есть еще один способ, очень быстрый и совсем не дорогостоящий.

заключается он в следующем, договор после подптсания и проставления печати раскрывается в виде веера (листы понемногу смещаются) и вот когда все листы будут примерно на одном расстоянии на данные края проставляется печать предприятия, получается что каждый лист имеет часть печати, и при совмещении всех листов в нужном порядке будет виден оттиск печати, замена какого либо листа полностью исключена так как просто не реально будет подобрать определенную часть печати да еще и под определенным углом.

Имхо, усложняет для контрагентов, но если предположить ситуацию, что контрагент действует через недобросовестного работника, то подделка документа таким способом вполне осуществима - к примеру заменить все листы и заново проставить печать. В связи с чем, чтобы метод был достаточно действенен, необходимо обеспечить контроль за печатью.

На практике имхо, предпочтительно использование нескольких методов: к примеру парафирования исполнителем+юрисконсультом+штамп юо+прошивка+хранение договора с приложениями и прочей док-й не у исполнителя, а в отделе делопроизводства. Договор-оригинал не выдается на руки исполнителю, только копия.

[Эдуард]

то подделка документа таким способом вполне осуществима - к примеру заменить все листы и заново проставить печать.

Все листы при подделке не меняются. На последнем же печати и росписи подлинные.

[Сакура]

Все листы при подделке не меняются. На последнем же печати и росписи подлинные.

А последний лист и не надо менять, как правило, он обычно не содержит существенных условий, а получить аналогичную печать на оставшихся страницах подогнав их под край последней можно, попробуйте получится.

Изменено 1 Июля 2011 пользователем Cакура

[ШАРАМЫГА]

А последний лист и не надо менять, как правило, он обычно не содержит существенных условий, а получить аналогичную печать на оставшихся страницах подогнав их под край последней можно, попробуйте получится.

как не пытайся но неполучится, по крайней мере в нашей организации, так как печать находится у главного бухгалтера и проставляется исключительно на те документы где имеется подпись генерального и не более, к печати кроме главного бухгалтера больше ни кто не прикасается и доступ не имеет.

Да и подогнать под последний лист печать уж очень будет мучительно

[Пацан]

Парафировать каждый лист, просто и сердито. А лучше заключать договор на одном листе, можно с двух сторон. Лаконичность вежливость корол.. юристов.

Изменено 1 Июля 2011 пользователем Пацан

[Сакура]

как не пытайся но неполучится, по крайней мере в нашей организации, так как печать находится у главного бухгалтера и проставляется исключительно на те документы где имеется подпись генерального и не более, к печати кроме главного бухгалтера больше ни кто не прикасается и доступ не имеет.

Да и подогнать под последний лист печать уж очень будет мучительно

Это хорошо. что вы так свято верите в честность бухгалтера. Подогнать под последний лист, при наличии печати можно в течении 5 минут. Обращайтесь с печатью, но за отдельную плату. Согласна, что будет довольно не просто, если печать выполнена технологически сложно-наличие большого количества мелких букв и символов, но это дело лишь времени, да и печати у большинства самые обычные.

Один из действенных способов - печатная подложка.

Изменено 1 Июля 2011 пользователем Cакура

[TSV]

Мой опыт - прошивка договора, с обратной стороны последнего листа договора на нитках приклеен листок с подписями сторон по договору (иногда даже печать) и указанием количества листов, кроме того парафирование каждой странички договора.

А если отправляем по электронной почте, подписываем договор ЭЦП. Этот способ (в Word2007) не позволяет внести никакие изменения в документ.

Изменено 16 Декабря 2011 пользователем TSV

[Zhamit]

Мой опыт - прошивка договора, с обратной стороны последнего листа договора на нитках приклеен листок с подписями сторон по договору (иногда даже печать) и указанием количества листов, кроме того парафирование каждой странички договора.

А если отправляем по электронной почте, подписываем договор ЭЦП. Этот способ (в Word2007) не позволяет внести никакие изменения в документ.

Очень интересный вариант. Подскажите пожалуйста поподробнее как подписать документ в Word ЭЦПодписью?

[Basta]

В договорах можно использовать индивидуальные шрифты .

[TSV]

Очень интересный вариант. Подскажите пожалуйста поподробнее как подписать документ в Word ЭЦПодписью?

Делаете следующее:

В общем прежде чем подписывать документ в Word 2007, его обязательно нужно сохранить отредактированным и готовым к отправке, по той простой причине, что у Вас не будет возможности его изменить как только появится знак цифровой подписи.

1.Нажмите кнопку Microsoft Office (в Word 2007 - сверху слева), выделите пункт "Подготовка", а затем нажмите кнопку "Добавить цифровую подпись".

2.Если требуется обозначить цель подписывания документа, введите эту информацию в поле под надписью Цель подписания документа в диалоговом окне Подпись.

3.Щелкните Подпись.

Изменено 22 Января 2012 пользователем TSV

[Гость удс]

Добрый день! Подскажите как быть, если договор (первый лист фальсифицирован, второй лист прикреплен от другого договора, где подпись подлинная) представлен в суд и на нем основываются исковые требования. 186 ГК понятна. А как доказывается в таких случаях подложность? Спасибо.

[Депутат]

эспертиза вас рассудит)ходатайствуйте и все!

еще один способ это печать (организации) которая вдавливается в листы договора тем самым проделывая выпуклость!у иностров часто такие....хотелось бы заказать не кто не знает где

[STA]

Добрый день! Подскажите как быть, если договор (первый лист фальсифицирован, второй лист прикреплен от другого договора, где подпись подлинная) представлен в суд и на нем основываются исковые требования. 186 ГК понятна. А как доказывается в таких случаях подложность? Спасибо.

экспертиза состава тонера, давности подписания, состава чернил, состава бумаги, особенностей печати принтера...

[Гость Салам алейкум!]

экспертиза состава тонера, давности подписания, состава чернил, состава бумаги, особенностей печати принтера...

подогрейте листы договора в микроволновке, и ни одна экспертиза не определит давность подписания...

[Гость Гость]

подогрейте листы договора в микроволновке, и ни одна экспертиза не определит давность подписания...

пробовали?

[Burubek]

пробовали?

Экспертиза может определить и это. Уже есть способы определения искусственного состаривания документа. Или как верно называется эта технология?

[Гость Салам алейкум!]

Экспертиза может определить и это. Уже есть способы определения искусственного состаривания документа. Или как верно называется эта технология?

Согласен! Но не это главное, экспертиза не определит давность подписания. Будет ответ что то вроде документ не подлежит экспретизе бла бла бла...

А кто его "состарил" это уже другой вопрос. Попробуйте докажите!

[Александр К]

Пришла мысль как защитить договор - напечатать его на одном листе а-ля древние свитки, тогда точно как минимум подмены листов можно избежать :fkr:

[Schekspir]

Пришла мысль как защитить договор - напечатать его на одном листе а-ля древние свитки, тогда точно как минимум подмены листов можно избежать

Предлагаете печатать договора в рулонах?

[Гость.]

Предлагаете печатать договора в рулонах?

Листы А0 рулят.

- Можно ли в газету завернуть слона?

- Можно, если в ней напечатана речь Хрущева.. (с)

[Александр К]

Предлагаете печатать договора в рулонах?

Да, типа туалетной бумаги, только высотой как А4, а длиной - в зависимости от длины договора.