Протокол: оригинал или копия?

[Гость У.А.М.]

Уважаемые коллеги. В нашем коллективе идет дискуссия. Предмет нашего спора таков: наша компания совершает сделку. В обеспечение исполнения обязательств нашего контрагента третье лицо предоставляет залог имущества. Мы намерены затребовать решение уполномоченного органа залогодателя о предоставлении этого обеспечения. Но вот в каком виде требовать это решение – наши мнения разделились.

Одна сторона нашего спора говорит о необходимости представления оригинала протокола уполномоченного органа залогодателя, другая сторона (и я в том числе) держится того мнения, что достаточно копии либо выписки из протокола уполномоченного органа залогодателя, заверенной подписью руководителя исполнительного органа и печатью. При этом мы исходим из того, что юридическое лицо во взаимоотношениях с другими лицами действует через свои органы. Руководитель исполнительного органа без доверенности действует от имени залогодателя. Имея заверенную копию/выписку из протокола у нас нет оснований подвергать сомнению действительность намерений залогодателя по предоставлению залога.

В случае, если решение членами уполномоченного органа не принималось, но на указанной копии/выписке имеется удостоверительная надпись 1-го руководителя, то он может быть привлечен к уголовной ответственности и подписывая такие документы он должен это четко понимать.

Имея же оригинал протокола мы можем столкнуться с тем, что оригинал окажется фальшивкой и ни одно лицо из указанных в протоколе не признает того факта, что именно оно подписывало указанный протокол.

А каково ваше мнение?

[Гость qwert]

Копия заверенная или выписка. Оригинал должен храниться у залогодателя.

Закон Об АО

ст. 52

5. Протокол общего собрания акционеров сшивается вместе с протоколом об итогах голосования, доверенностями на право участия и голосования на общем собрании, а также подписания протокола и письменными объяснениями причин отказа от подписания протокола. Указанные документы должны храниться исполнительным органом и предоставляться акционерам для ознакомления в любое время. По требованию акционера ему выдается копия протокола общего собрания акционеров.

То же и с ТОО

[Гость qwert]

Вот ст. 47 Закона о ТОО

8. Секретарь общего собрания отвечает за ведение протокола общего собрания.

Протокол подписывается председательствующим и секретарем общего собрания.

Протоколы всех общих собраний подшиваются в книгу протоколов, которая хранится исполнительным органом товарищества и должна в любое время представляться для ознакомления любому участнику товарищества с ограниченной ответственностью. По требованию участников товарищества им выдаются удостоверенные выписки из книги протоколов.

[Гость qwert]

Цитаты искать не хочется, но думаю вы согласны с тем, что протокол составляется в единственном экземпляре?

[fara]

Уважаемые коллеги. В нашем коллективе идет дискуссия. Предмет нашего спора таков: наша компания совершает сделку. В обеспечение исполнения обязательств нашего контрагента третье лицо предоставляет залог имущества. Мы намерены затребовать решение уполномоченного органа залогодателя о предоставлении этого обеспечения. Но вот в каком виде требовать это решение – наши мнения разделились.

Одна сторона нашего спора говорит о необходимости представления оригинала протокола уполномоченного органа залогодателя, другая сторона (и я в том числе) держится того мнения, что достаточно копии либо выписки из протокола уполномоченного органа залогодателя, заверенной подписью руководителя исполнительного органа и печатью. При этом мы исходим из того, что юридическое лицо во взаимоотношениях с другими лицами действует через свои органы. Руководитель исполнительного органа без доверенности действует от имени залогодателя. Имея заверенную копию/выписку из протокола у нас нет оснований подвергать сомнению действительность намерений залогодателя по предоставлению залога.

В случае, если решение членами уполномоченного органа не принималось, но на указанной копии/выписке имеется удостоверительная надпись 1-го руководителя, то он может быть привлечен к уголовной ответственности и подписывая такие документы он должен это четко понимать.

Имея же оригинал протокола мы можем столкнуться с тем, что оригинал окажется фальшивкой и ни одно лицо из указанных в протоколе не признает того факта, что именно оно подписывало указанный протокол.

А каково ваше мнение?

Требуйте оригинал протокола(а в идеале еще и с нотариальным удостоверением содержащихся в нем подписей) что бы в будущем не получить иск о признании недействительным договора залога на том основании что уполномоченный орган не принимал такого решения.

Так как привлечение к уголовной ответственности первого руководителя подделавшего выписку далеко не всегда может гарантировать исполнения тех обязательств в обеспечение которых был составлен договор залога.

[Гость qwert]

Требуйте оригинал протокола(а в идеале еще и с нотариальным удостоверением содержащихся в нем подписей) что бы в будущем не получить иск о признании недействительным договора залога на том основании что уполномоченный орган не принимал такого решения.

Так как привлечение к уголовной ответственности первого руководителя подделавшего выписку далеко не всегда может гарантировать исполнения тех обязательств в обеспечение которых был составлен договор залога.

Копию. Нотариально заверенную.

1) Протокол составляется в одном экземпляре

2) Оригинал должен храниться у залогодателя - это решение его органа управления. Вы же оригиналы, к примеру, своих приказов направо и налево не раздаете?

Изменено 11 Октября 2006 пользователем qwert

[Гость Тутанхамон]

естественно оригинал еще в нескольких экземплярах. тк первый вы отдадите в ЦОН (БТИ) при регистрации договора залога, а второй оставьте себе. Удачи.

[Гость qwert]

Статья 15. Требования к документам, представляемым на регистрацию

1. Документы, подтверждающие возникновение, прекращение, переход, ограничение прав на недвижимое имущество, принимаются в надлежаще оформленном виде. Не принимаются документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.

2. Все документы, необходимые для государственной регистрации прав на недвижимое имущество, представляются в двух экземплярах, один из которых должен быть подлинником или нотариально заверенной копией. Подлинник документа (нотариально заверенная копия) после регистрации возвращается владельцу прав.

Почему оригинал-то?

[Гость qwert]

Что такое протокол собрания? Документ, который составляет секретарь непосредственно в ходе заседания. Пусть даже не от руки, а на компе. ИМХО, такой документ может быть только в одном оригинальном экземпляре. Всё остальное - копии. Оригинальный экземпляр предприятие не может отдать - он должен храниться в архиве.

Изменено 11 Октября 2006 пользователем qwert

[Гость Тутанхамон]

Что такое протокол собрания? Документ, который составляет секретарь непосредственно в ходе заседания. Пусть даже не от руки, а на компе. ИМХО, такой документ может быть только в одном оригинальном экземпляре. Всё остальное - копии. Оригинальный экземпляр предприятие не может отдать - он должен храниться в архиве.

при приему документов будут требовать оригинал протокола. я уже не раз боролся. поверьте. бесполезно. просто теряешь время. ЦОН вообще вещь и полезная и злая.

[Гость БукиВеди]

У нас сейчас такая же ситуация - мнения разделились наполовину.

Я за то, чтобы требовать заверенную юр.лицом копию или выписку из протокола.

fara предложил требовать оригинал протокола (а в идеале еще и с нотариальным удостоверением содержащихся в нем подписей)? чтобы в будущем не получить иск о признании недействительным договора залога на том основании что уполномоченный орган не принимал такого решения.

Такой расклад не гарантирует того, что вы имея оригинал, в будущем не получите иск о признании недействительным договора залога на том основании, что уполномоченный орган не принимал такого решения. В суде лица, указанные в протоколе как председатель, секретарь общего собрания, участники ТОО, члены СД АО, акционеры и т.д. заявят, что они не подписывали протокол, экспертиза подтвердит сказанное, что тогда?

Вариант с нотариальным удостоверением интересен, но во-первых он тоже не гарантирует исполнение обязательств и во-вторых не всегда осуществим (возможность заочного голосования, возможность подписания лицами протоколов в разное время). В-третьих, если fara все-таки предусматривает возможность удостоверения (в данном случае нотариального) подписей, то почему удостоверительную надпись не может произвести руководитель исполнительного органа? Чем его ответственность будет отличаться от ответственности нотариуса?

Тутанхамон также предлагает требовать оригинал протокола и не один (для ЦПН и для себя). По поводу ЦПН скажу: представляйте протокол хоть в каком виде (при этом требование ЦПН хоть и незаконное, но как говориться, лишь бы зарегистрировали сделку)– в оригинале, в виде нотариальной копии, в виде заверенной залогодателем копии (кстати, последние без проблем принимаются в Алматы). А вот для себя по-моему предпочтительно иметь копию или выписку, заверенную руководителем исполнительного органа и печатью юр.лица. Текст заверительной надписи вы можете надиктовать вашему контрагенту и составить его таким образом, чтобы 1-й руководитель, подписывая документ представлял все последствия для него, если информация в документе окажется недостоверной.

Обобщая сказанное, повторюсь и скажу, что по-моему необходимо требовать заверенную 1-м руководителем копию или выписку из протокола. В этом случае мы имеем документ, которому у нас нет оснований не доверять и имеем лицо, которое несет ответственность за предоставленную в указанном документе информацию.

[Гость У.А.М.]

Как и у нас мнения разделились 50 на 50:

fara и Тутанхамон - за оригинал, qwert и БукиВеди - за заверенную копию. Присоединяюсь к qwert и БукиВеди. Счет 2:3 пока в нашу пользу.

[Яффа]

просите оригинал,

причём желательно, что бы были подписи всех участников, а не только секретаря и председателя (по тоо),

сколько знаю случаев, когда это только реально и спасало от признания ДЗ недействительным,

кстати, в основном, все кзшные банки только по этой схеме работают.

:biggrin:

[LQQ]

Здр-те,

я требую всегда от залогодателя оригинал решения с подписями всех учредителей, заверенную ф-ой печатью (секретарь и прд-щий также), зато спится лучше,

кстати зачастую у ТОО учредители бывают юр лица, в таком случае надо требовать решение юр лица участника о наделении полномочиями определенного физ лица на право голоса в решении собрания..., а прикол получается когда у участников юр лица а у тех то же юр лица и так до бесконечности..., короче волков бояться в лес не ходить :biggrin:

[Гость Тутанхамон]

Как и у нас мнения разделились 50 на 50:

fara и Тутанхамон - за оригинал, qwert и БукиВеди - за заверенную копию. Присоединяюсь к qwert и БукиВеди. Счет 2:3 пока в нашу пользу.

вы хотите, чтобы я вас количеством поборол?

пожалеете ведь потом :biggrin:

[Гость King of PopRock]

Лучше оригинал потребуйте чтобы подписи были заверены нотариусом. Все таки это лучше чем копия - Согласитесь!!!!

[Гость qwert]

Тутанхамон, количеством - это не метод. Тут я с Вами согласна. А жалеть в любом случае мне не о чем.

Протокол это документ, который составляется непосредственно во время заседания. Оригинал протокола может быть только один и он должен храниться в АО, ТОО. Всё остальное - копии. Что значит нотариально удостоверенные подписи? Ехать всем составом НС, СД к нотариусу? Вызывать нотариуса для подписания протокола?

[Гость Зањгер]

если вы боитесь что оригинал протокола будет подделкой, то кто в этом заинтересован? первый руководитель который подписывает Договора и заключает сделку? тогда что с того что за выписку он несет ответственность? он осознает что подделывая протокол он также несет ответственность...

я всегда требовал оригинал! что такое выписка... если в протоколе несколько вопросов вынесены на повестку, и это было давно то тогда может быть проблема с тем чтоб получить оригинал...

а если сделка только совершается или совершится то на собрании будут обсуждать вопрос о предоставлении залога? почему бы не взять оригинал? тем более что вдруг вам дадут выписку из протокола в котором вопрос о залоге не выносился на повестку дня... тогда СД, ОСУ не вправе принимать по нему решения! и что тогда...

ТЕМ БОЛЕЕ что в залог предоставляют ВАМ и ВАМ нужно минимизировать ВАШИ риски!!! а в этом случае оригинал (да еще и подписан всеми, да еще и нотариально заверенными подписями) САМОЕ лучшее на мой взгляд рещение!!! но уж ни как не выписка...

В-третьих, если fara все-таки предусматривает возможность удостоверения (в данном случае нотариального) подписей, то почему удостоверительную надпись не может произвести руководитель исполнительного органа? Чем его ответственность будет отличаться от ответственности нотариуса?

на мой взгляд тем, что идя на риск подделки руководитель уже осознает ответственность... и принимает все риски... в этом случае что выписку что подписи ему без разницы!!! а нотариус человек в этом не заинтересованный и вряд ли пойдет на это из-за денег, потому что если все всплывет то при всем раскладе и ответственности он больше заработает с лицензией чем без нее!!!

я за ОРИГИНАЛ (а с заверенными нотариально подписями да еще и подписан всеми вооще красота)

(кстати посмотрите по Уставу нет ли там условия об уведомлении о собрании в печатных органах...) :biggrin:

[Гость King of PopRock]

Тутанхамон, количеством - это не метод. Тут я с Вами согласна. А жалеть в любом случае мне не о чем.

Протокол это документ, который составляется непосредственно во время заседания. Оригинал протокола может быть только один и он должен храниться в АО, ТОО. Всё остальное - копии. Что значит нотариально удостоверенные подписи? Ехать всем составом НС, СД к нотариусу? Вызывать нотариуса для подписания протокола?

Вызовите нотариуса это стоит всего 5тыщ

[ВАЛЕНТУЛЯ]

Извиняюсь конечно, но если честно не могу понять в чем проблема . Была у нас подобная ситуация. Сделали три экземпляра оригинала Протокола: один оставили у себя и подшили в книгу регистрации протоколов, второй отдали в гос орган (так как там всегда требую оригинал, несмотря на то что мона заверенную копию предоставить) и третий - контрагенту (он тоже требовал оригинал и сотрудничество с ним было очень важно для нас). И все.....даже не спорили..... и не парились по этому вопросу.

[Гость БукиВеди]

просите оригинал,

причём желательно, что бы были подписи всех участников, а не только секретаря и председателя (по тоо),

сколько знаю случаев, когда это только реально и спасало от признания ДЗ недействительным,

кстати, в основном, все кзшные банки только по этой схеме работают.

Вопрос к Яффа:

а если все указанные Вами лица откажутся от того, что это они подписывали протокол? И сделка летит и ответственности ни у кого нет.

Здр-те,

я требую всегда от залогодателя оригинал решения с подписями всех учредителей, заверенную ф-ой печатью (секретарь и прд-щий также), зато спится лучше,

кстати зачастую у ТОО учредители бывают юр лица, в таком случае надо требовать решение юр лица участника о наделении полномочиями определенного физ лица на право голоса в решении собрания..., а прикол получается когда у участников юр лица а у тех то же юр лица и так до бесконечности..., короче волков бояться в лес не ходить

Не считаю нужным прослеживать всю цепь "участников участников", но это пока к делу не относится.

Вопрос к LQQ:

что делать если и указанные Вами лица отказываются от того, что подписи в протоколе - их подписи? Ответственности опять нет ничьей.

Лучше оригинал потребуйте чтобы подписи были заверены нотариусом. Все таки это лучше чем копия - Согласитесь!!!!

Вариант с нотариусом не всегда возможен.

Вопрос к King of PopRock:

в соответствии с Законом о ТсОиДО протокол подписывается председательствующим и секретарем общего собрания.

В соответствии с Законом Об АО протокол общего собрания акционеров подлежит подписанию:

1) председателем (членами президиума) и секретарем общего собрания акционеров;

2) членами счетной комиссии;

3) акционерами, владеющими десятью и более процентами голосующих акций общества и участвовавшими в общем собрании акционеров.

Ситуация та же: перечисленные лица отказываются от того, что подписи принадлежат им. Кто будет отвечать за предоставленный "оригинал"?

если вы боитесь что оригинал протокола будет подделкой, то кто в этом заинтересован? первый руководитель который подписывает Договора и заключает сделку? тогда что с того что за выписку он несет ответственность? он осознает что подделывая протокол он также несет ответственность...

я всегда требовал оригинал! что такое выписка... если в протоколе несколько вопросов вынесены на повестку, и это было давно то тогда может быть проблема с тем чтоб получить оригинал...

а если сделка только совершается или совершится то на собрании будут обсуждать вопрос о предоставлении залога? почему бы не взять оригинал? тем более что вдруг вам дадут выписку из протокола в котором вопрос о залоге не выносился на повестку дня... тогда СД, ОСУ не вправе принимать по нему решения! и что тогда...

ТЕМ БОЛЕЕ что в залог предоставляют ВАМ и ВАМ нужно минимизировать ВАШИ риски!!! а в этом случае оригинал (да еще и подписан всеми, да еще и нотариально заверенными подписями) САМОЕ лучшее на мой взгляд рещение!!! но уж ни как не выписка...

на мой взгляд тем, что идя на риск подделки руководитель уже осознает ответственность... и принимает все риски... в этом случае что выписку что подписи ему без разницы!!! а нотариус человек в этом не заинтересованный и вряд ли пойдет на это из-за денег, потому что если все всплывет то при всем раскладе и ответственности он больше заработает с лицензией чем без нее!!!

я за ОРИГИНАЛ (а с заверенными нотариально подписями да еще и подписан всеми вооще красота)

(кстати посмотрите по Уставу нет ли там условия об уведомлении о собрании в печатных органах...)

Про нотариуса уже было сказано.

Вопрос к Зањгер:

каким образом Вы определяете подлинность подписей участников ОС, членов СД, акционеров, председательствующих, секретарей? Кто ответит, если они откажутся того, что подписи их.

Извиняюсь конечно, но если честно не могу понять в чем проблема . Была у нас подобная ситуация. Сделали три экземпляра оригинала Протокола: один оставили у себя и подшили в книгу регистрации протоколов, второй отдали в гос орган (так как там всегда требую оригинал, несмотря на то что мона заверенную копию предоставить) и третий - контрагенту (он тоже требовал оригинал и сотрудничество с ним было очень важно для нас). И все.....даже не спорили..... и не парились по этому вопросу.

Вопрос к ВАЛЕНТУЛЕ:

на суде в качестве доказательств Вы предъявляете оригинал протокола, оформленный вроде в соответствии с требованиями законодательства. Однако, все лица, обязанные по закону подписывать протокол отказываются от "своих" подписей и ложность этих подписей в последующем подтверждается. Кто ответит за то, что Вы остались без залога?

Все-таки настаиваю на копии или выписке заверенной лицом, имеющим право представлять юр.лицо без доверенности (т.е. руководителем исполнительного органа) и печатью юр.лица. Конечно и этот вариант несет в себе риски, но по крайней мере мы имеем лицо, которое несет ответственность за предосталяемую информацию и эта ответственность как раз и снижает риски того, что информация окажется недостоверной. Убедиться в подлинности подписи директора - проще простого: сверить подпись на копии протокола с документом с образцами подписей и оттиска печати, директор может в вашем присутствии произвести удостоверительную надпись, подпись директора на протоколе может удостоверить нотариус (намного проще чем вариант с нотариальным удостоверением подписей всех лиц, обязанных подписывать протокол).

И последнее: наверное в 99% случаев по ТОО передача в залог (не всего, а части имущества этого ТОО) находится в компетенции исполнительного органа, поэтому требование по предоставлению протокола ОС участников - по большей части является перестраховкой (в основном, банков).

С АО по поводу компетенции разбираться по-сложнее, но и в этом случае, учитывая приведенные выше доводы я бы предпочел иметь выписку или копию протокола. Если же искать компромисс с оппонентами, то можно требовать оригинал со всеми подписями, но заверенный подписью 1-го руководителя и оттиском печати юр.лица. В этом случае вы имеете желаемый документ и плюс к тому имеете лицо, которое несет ответственность за предоставленную вам информацию.

С уважением ко всем. :biggrin:

[Гость Зањгер]

а кто Вам предоставит, протокол ОСУ? первый руководитель? подписывая договор залога он руководствуется чем? протоколом? т.е. подписывая ДЗ зная, что протокол с поддельными подписями у него не наступает ответственность за предоставление вам такого протокола? ведь протокол вы получаете не из рук посторонних? во всяком случае ответственность первого руководителя предоставившего "левую" выписку заверенной своей подписью, и предоставление "левого" протокола с подделкой нескольких подписей, тяжесть я думаю разная...

и если говорить о том что все могут отказаться от своей подписи, в вашем случае лучше взять нотариуса и настоять что б вас пригласили на ОСУ... я думаю у вас это будет лучший вариант...

И последнее: наверное в 99% случаев по ТОО передача в залог (не всего, а части имущества этого ТОО) находится в компетенции исполнительного органа, поэтому требование по предоставлению протокола ОС участников - по большей части является перестраховкой (в основном, банков).

И последнее: наверное в 99% случаев по ТОО передача в залог (не всего, а части имущества этого ТОО) находится в компетенции исполнительного органа, поэтому требование по предоставлению протокола ОС участников - по большей части является перестраховкой (в основном, банков).

я видел очень редко

[Гость БукиВеди]

а кто Вам предоставит, протокол ОСУ? первый руководитель? подписывая договор залога он руководствуется чем? протоколом? т.е. подписывая ДЗ зная, что протокол с поддельными подписями у него не наступает ответственность за предоставление вам такого протокола? ведь протокол вы получаете не из рук посторонних?

В абсолютном большинстве случаев 1-е руководители поручают подготовительную работу (формирование необходимого пакета документов, предоставление его контрагентам) подчиненным и от них скорее всего Вы и получите протокол.

На чем основывается Ваше убеждение, что 1-й руководитель, подписывая ДЗ знал о поддельности подписей?

Знать-то он может быть и знал, но как Вы это докажете, если он будет утверждать прямо противоположное? На мой взгляд, имея документ с удостоверительной надписью 1-го руководителя легче прямо ему и задавать вопросы о том, на каком основании он эту надпись произвел, нежели выяснять кто все-таки подписал протокол, присутствовал ли 1-й руководительна ОС, передавал ли он для контрагента именно тот протокол, который Вы будете предъявлять к качесвте доказательств.

Повторюсь, что не считаю наличие удостоверительной надписи 1-го руководителя 100%-ой защитой, однако, по моему мнению она значительно снижает риски того, что протокол окажется фальшивкой, поскольку конкретное лицо подтверждает, конкретные события имели место быть.

во всяком случае ответственность первого руководителя предоставившего "левую" выписку заверенной своей подписью, и предоставление "левого" протокола с подделкой нескольких подписей, тяжесть я думаю разная...

и если говорить о том что все могут отказаться от своей подписи, в вашем случае лучше взять нотариуса и настоять что б вас пригласили на ОСУ... я думаю у вас это будет лучший вариант...

Во всяком случае Вам будет необходимо доказать, что именно 1-й руководитель Вам предоставил "левый" протокол. Имея произведенную им удостоверительную надпись, сделать это намного легче.

Про нотариуса ранее уже было сказано.

И последнее: наверное в 99% случаев по ТОО передача в залог (не всего, а части имущества этого ТОО) находится в компетенции исполнительного органа, поэтому требование по предоставлению протокола ОС участников - по большей части является перестраховкой (в основном, банков).

я видел очень редко

Видели очень редко что? Что это перестраховка банков? Смею утверждать обратное. Или быть может Вы хотите сказать, что передача в залог (не всего имущества ТОО) не находится в компетенции исполнительного органа? Проанализируйте уставы Ваших контрагентов. Мой опыт позволяет утверждать, что в 99% случаев это все-таки компетенция исполнительного органа.

[ВАЛЕНТУЛЯ]

Вопрос к ВАЛЕНТУЛЕ:

на суде в качестве доказательств Вы предъявляете оригинал протокола, оформленный вроде в соответствии с требованиями законодательства. Однако, все лица, обязанные по закону подписывать протокол отказываются от "своих" подписей и ложность этих подписей в последующем подтверждается. Кто ответит за то, что Вы остались без залога?

А что Вы имели в виду, говоря "вроде" в соответствии с требованиями ... Мы ЗАВСЕГДА оформляем Протокол ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО в соответствии с требованиями законодательства .И с чего бы вдруг лица, подписавшие протокол должны отказаться от своих подписей, не пойму чаво то ?????

[Гость Тутанхамон]

и что в итоге? в каком виде вы сдали протокол? :biggrin: