Доверенность от ТОО нужна, в которой должны быть конкретно прописаны все действия, которые может выполнять поверенный, а также должен быть указан срок действия доверенности.
Желательно глянуть в Устав, может, там есть ограничения на такие действия.
В штат вводить не обязательно.