Я не артист, а просто бухгалтер, поэтому отвечу собственно по сабжу.
Да, суть вы уловили правильно. Опишу, как это происходит на практике, но кратко, без подробностей, иначе увязнем в них.
1. Каждому покупателю плательщик НДС обязан выписать счет-фактуру, причем с 01.01.19. только электронную (ЭСФ). ЭСФ не самостоятельный документ, он выписывается на основании накладной или акта выполненных работ. Причем имеются строго установленные сроки выписки ЭСФ, из которых есть исключения, а также правила заполнения утвержденной формы ЭСФ. Если заполните неправильно, ваш покупатель не сможет взять по этому ЭСФ НДС в зачет. Если получите от поставщика заполненный с нарушениями ЭСФ, то сами не сможете взять НДС в зачет.
Есть исключения, когда можно не выписывать ЭСФ (например, если он указан в авиа или ж/д билете и др.). Если вы реализуете товары физлицам за наличный расчет с выдачей чека ККМ, то можете выписывать один ЭСФ в конце смены на "физическое лицо".
2. Отнести в зачет НДС вы можете не по всем приобретенным товарам и услугам, а только при одновременном выполнении двух условий:
1) Имеется выписанный продавцом ЭСФ, правильно заполненный и с указанием в нем суммы НДС. Некоторые ЭСФ могут быть без НДС (от неплательщиков НДС) или с НДС=0 (по освобожденным оборотам). В случае сомнений надо проверять, является ли продавец плательщиком НДС на сайте КГД в списке плательщиков НДС.
2) Приобретенные товары (услуги) будут использоваться в целях облагаемого оборота. Например, если вы купили стройматериалы, часть их продали (т.е. использовали в предпринимательских целях и исчислили НДС для уплаты в бюджет), а часть кирпичей использовали для строительства жилого дома. Даже если вы этот дом позже продадите, вы не будете платить НДС, потому что реализация жилых домов не облагается НДС. Соответственно с тех стройматериалов, которые пошли на стройку, вы не можете взять в зачет НДС. Это и есть не разрешенный зачет по НДС. В этом случае надо вести учет зачетного НДС отдельно по облагаемым и необлагаемым оборотам. Существует несколько методов такого учета: раздельный, пропорциональный, раздельный с использованием пропорционального.
Надеюсь, уже из этого простого примера вы начинаете понимать, что плательщикам НДС надо очень скрупулезно вести бухгалтерский и налоговый учет и без бухгалтера будет обойтись очень трудно. Скупой платит дважды. Лично я считаю, что НДС - это самый сложный налог. По нему всегда возникает больше всего вопросов.
Кстати, вы в курсе, что с 1 января 2019 г. по всем импортированным товарам (независимо от того, вы их импортировали из-за границы или нет) даже неплательщики НДС (в том числе ИП на патенте) обязаны выписывать ЭСФ?
Поэтому при приобретении товаров надо обязательно контролировать, чтобы вам выписали ЭСФ, даже если он будет без НДС, и чтобы в этом ЭСФ были указаны все необходимые коды, потому что вы потом не сможете сами выписать ЭСФ при реализации, т.к. вам необходимо будет указать в точности ту информацию, которая была у первоначального импортера.